Objet : situation de COVEA face à l’épidémie COVID-19

Madame, Messieurs,

La situation sanitaire qui frappe actuellement le pays nécessite de la part des entreprises une réponse adaptée, afin d’assurer la sécurité et protéger la santé physique de leurs salariés.
Bien évidemment, Covéa s’inscrit pleinement dans la recherche et la mise en oeuvre de mesures destinées à réduire au maximum les risques de contagion sur le lieu de travail ou à l’occasion du travail, en procédant à une évaluation quotidienne, voire heure par heure. Ces mesures consistent en actions de prévention et d’information, conformément aux instructions des pouvoirs publics.
Ainsi, depuis le début de l’épidémie de nombreuses mesures ont été mises en place en tenant compte de l’évolution de la situation.

Dès le 25 février 2020, les mesures d’hygiène recommandées par le ministère de la Santé ont été communiquées par le Comité Exécutif de COVEA à l’ensemble des collaborateurs, à savoir :
• Se laver les mains plusieurs fois par jour,
• Eviter les contacts (ne pas se serrer les mains, s’embrasser…),
• Lorsque vous toussez ou que vous éternuez, se couvrir la bouche et/ou le nez avec un mouchoir ou son coude, puis se laver les mains dès que possible,
• Se moucher dans des mouchoirs en papier à usage unique et les jeter dans une poubelle couverte, puis se laver les mains dès que possible.

Des communications ont été diffusées à l’ensemble des collaborateurs et actualisées en fonction des directives communiqués par le ministère de la Santé, le 27 février, puis les 2, 10, 12, 13, 15 et 17 mars dernier.
En termes de prévention, le 25 février, une messagerie dédiée a été mise en place pour accompagner les collaborateurs en difficulté.
Le 5 mars, un accompagnement psychologique par le service de santé au travail a été proposé pour les collaborateurs travaillant dans les zones qualifiées de « cluster » par le ministère de la Santé.
Le 10 mars, un affichage des règles d’hygiène et de sécurité a été effectué sur tous les sites centraux et la même affiche a été adressée par mail pour affichage sur tous les autres sites. Les mesures barrière (hygiène, distance à respecter, etc) sont sans cesse rappelées.
A partir du 13 mars, les collaborateurs en situation de fragilité ont été invités à prendre contact avec la Prévention via l’adresse mail prevrisk.professionnel@covea.fr afin que soit procédé à une analyse individuelle de leur situation. : retour à domicile ou télétravail s’ils le peuvent.
Trois nouvelles mesures sont venues, dès le 15 mars dernier, compléter celles déjà mises en place :
• Suspension de l’accueil physique de nos clients dans nos points de vente. Dans cette configuration, la priorité a été donnée aux contacts à distance (téléphone, mail) ;
• Régulation de l’affluence dans nos restaurants d’entreprise, afin de respecter les consignes fixées sur les rassemblements de plus de 100 personnes ;
• Etude sans délai de la situation de chaque collaborateur non éligible au télétravail, mais doté de matériel portable.
Pour tous nos collaborateurs poursuivant leurs missions sur les sites, un certain nombre de mesures ont été mises en place pour renforcer la sécurité collective. Il s’agit d’abord de la présence renforcée du management, mais également de l’accompagnement des RRH et des équipes de la Prévention.
Et, dans l’hypothèse d’un cas de suspicion ou avéré remonté au Service de Santé au Travail de COVEA, les sites bénéficient immédiatement d’un nettoyage renforcé, et même d’une désinfection en présence d’un cas avéré. En outre, à chaque fois que nécessaire, nous avons procédé aux mesures d’isolement dans le respect des directives des autorités sanitaires.
Depuis début mars, des lingettes désinfectantes ainsi que des solutions hydro-alcooliques ont commencé à être livrées sur nos sites. La Direction Flux Logistique et la Direction Immobilier Covéa s’emploient à accélérer ce déploiement et à renforcer les mesures de nettoyage des sites. Ainsi, une prestation permanente de nettoyage sur les sites ouverts est prévue, en fonction de la capacité de nos prestataires extérieurs.

Toutefois, il faut souligner que Covéa fait face à de grandes difficultés pour maintenir le niveau de protection sanitaire élevé que nous avons mis en place pour la sécurité de nos collaborateurs, que ce soit en termes d’approvisionnement de matériels ou de prestations de nettoyage. Les fournisseurs de matériels font l’objet de réquisitions gouvernementales ou se trouvent en rupture de stock. Quant aux sociétés de ménage, elles ne sont plus, parfois, en capacité de fournir la prestation suite aux mesures prises pour leurs propres salariés.
Reste que, conformément à notre mission dans l’intérêt économique du pays et de protection de notre clientèle, notre secteur fait partie des activités définies par le Gouvernement comme présentant un caractère « indispensable » dans le cadre de l’arrêté ministériel publié le 15 mars dernier.
C’est pourquoi, il nous a fallu organiser la poursuite de l’activité dans le strict respect des recommandations nationales visant à protéger la santé et à assurer la sécurité de nos collaborateurs, cette protection demeurant pour nous la priorité absolue. Les différentes directions du Groupe Covéa et tout particulièrement la DTSI, la Direction Immobilière et la Direction des Ressources Humaines, se sont mobilisés pour prendre les mesures de protection et de précaution proportionnées aux risques et pour mettre en oeuvre le plus rapidement possible le travail à distance pour tous les collaborateurs dont l’activité et les moyens techniques le permettent.

En ce sens, et toujours en ayant pour intérêt premier de garantir la sécurité de l’ensemble de nos collaborateurs, les consignes suivantes ont été données :
• les déplacements professionnels inter sites ou extérieurs ont été supprimés ;
• les réunions ont été annulées si elles nécessitaient un déplacement ;
• elles devaient obligatoirement se tenir à distance via téléphone ou Skype, même lorsque le salarié était sur site en privilégiant les formules Skype et conférence téléphonique.
• les voyages, séminaires et congrès ont été également annulés ;
• toutes les formations ont été reportées, hors celles qui pouvaient se dérouler à distance.

De plus, il a été décidé d’élargir le télétravail. Ainsi, pour les télétravailleurs et les collaborateurs éligibles et équipés, le télétravail est devenu obligatoire dès le lundi 16 mars, sans plafond hebdomadaire (1 ou 2 jours) ou annuel (40 jours).
En outre, dès le 17 mars, Covéa a décidé le déploiement le plus large possible du travail à distance, grâce aux actions de la Direction Technologie et Système d’Information, dans un délai maximum de 72h.

A cet effet, il a été décidé de :
– renforcer la dotation d’équipements informatiques supplémentaires,
– reconfigurer des stations fixes, afin de permettre aux salariés de travailler de chez eux à partir de ces postes fixes,
– permettre l’accès sécurisé aux applicatifs à partir d’un ordinateur personnel, notamment pour l’environnement GMF, en accédant ainsi à un environnement virtuel permettant de se connecter à sa session professionnelle.

Grâce à ces mesures et au fur et à mesure des déploiements de la DTSI, les différentes Directions ont pu procéder dans le cadre des actions de prévention supplémentaires, à la fermeture de sites avec la mise en place du travail à distance, comme par exemple :
– Covéa Protection Juridique, la Direction Santé Prévoyance, la Direction Assurance Vie, le DCRC MAAF, les centres de gestion Indemnisation MAAF, la Direction Générale MMA dès le 17 mars au soir ;
– Fidélia, dès le 18 mars au soir ;
– les Centres de Contact Clients GMF ont, pour leur part, été fermés à compter du vendredi 20 mars 17h. Les collaborateurs pourront télétravailler à partir du lundi 23 mars ;
– dans les Centres de Gestion et les Services Opérationnels du STI GMF, 75% des collaborateurs pourront télétravailler à partir du lundi 23 mars. Etant donné l’existence de dossiers papiers en CG, 25% de travail de gestion et de suivi de sinistre par téléphone restera nécessaire sur site même pendant la période de confinement. Pour maintenir cette présence, toutes les précautions nécessaires de distanciation et d’hygiène possibles seront mises en oeuvre.

Concernant plus spécifiquement les Agences , la décision a été prise de suspendre l’accueil physique de nos clients dans nos points de vente. Les agences ont pu ainsi fonctionner dès le lundi 16 mars matin “à rideaux fermés”, de manière à assurer la continuité du service aux assurés, tout en évitant les contacts physiques.
Le jeudi 19 mars, la Direction Générale MAAF est allée encore plus loin en décidant, du fait de la configuration effective des postes et des possibilités de travail à distance, de fermer totalement ses agences, les salariés ne travaillant plus dorénavant sur site.
La Direction Générale GMF a quant à elle décidé de fermer progressivement les agences jusqu’au vendredi 20 mars 17h, la DTSI étant pleinement mobilisée pour permettre là aussi un accès à un télétravail de qualité dans les meilleurs délais.

Nous mettons ainsi tout en oeuvre pour garantir en priorité la santé et la sécurité de nos collaborateurs en prenant des mesures de prévention adaptées aux évolutions de la situation, tout en permettant d’accompagner nos sociétaires pendant cette difficile période. Au total, à partir du lundi 23 mars, près de 97% des collaborateurs de COVEA ne seront plus sur site.
La situation inédite à laquelle nous avons été confrontés a nécessité une adaptation en permanence, quasiment d’heure en heure.
Je tenais, à cet égard, à vous remercier des échanges quotidiens que vous avez menés avec la Direction des Affaires Sociales et de vos alertes, qui ont contribué à ce que les bonnes mesures soient prises en temps et en heure.
Nous avons collectivement fait face à la crise ces dernières semaines et nous allons devoir continuer car, malheureusement, elle est loin d’être finie. Dans ce contexte, le maintien du dialogue social est une nécessité. J’attache donc une importance particulière aux accords de méthode en cours de négociation, qui visent à organiser la poursuite de ce dialogue dans les meilleures conditions possibles, malgré les circonstances. Nous avons devant nous des solutions à construire, à imaginer, pour passer au mieux cette période et préparer la reprise qui, tôt ou tard, arrivera.
Je sais pouvoir compter sur vous pour nourrir ce dialogue. Nous ne serons pas forcément toujours d’accord sur les solutions, mais je n’ai aucun doute sur le fait que nous poursuivrons le même but : trouver un équilibre permettant d’agir dans l’intérêt, à la fois, de notre entreprise, de ses salariés et de ses sociétaires, dont certains sont aujourd’hui en première ligne dans le combat contre le virus.
Et je ne voudrais pas terminer sans avoir une pensée pour eux.

Je vous prie d’agréer, Madame, Messieurs, l’expression de mes salutations distinguées.

Jacques FEYTIS
Directeur des Ressources Humaines