CFTC COVEA

FAQ = Foire Aux Questions COVEA

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Si vous n’avez pas accès, vous pouvez toujours voir ci-dessous le contenu de la FAQ au 30 août 2021 :

>> Dernière mise à jour par COVEA le 10 février 2021 <<

SOMMAIRE

  1. Gestion des temps et télétravail
  2. Conditions d’accès aux sites
  3. Gestion de l’activité sur site
  4. Déplacements
  5. Rémunération
  6. Congés
  7. Personnes vulnérables
  8. Salariés en situation de handicap
  9. Problématique garde d’enfants
  10. Prévention : autres gestes individuels et mesures collectives
  11. Assistance informatique
  12. Déclaration des incidents
  13. Mes interlocuteurs

____________________________________

 

GESTION DES TEMPS ET TELETRAVAIL

Question : Comment dois-je saisir ma présence quand je télétravaille 5 jours par semaine ?
Réponse : selon votre situation, vous procédez de la façon suivante :
Dans tous les cas, les collaborateurs à l’horaire doivent continuer à badger 4 fois par jour.

Typologie Action
salarié à l’horaire télétravailleur régulier 2J Les 2 jours de TLT régulier sont pré-saisis et doivent être complétés de 3 de TLT Occasionnel épidémie
salarié à l’horaire télétravailleur régulier 1J Le jour de TLT régulier est pré-saisi et doit être complété de 4 jours de TLT Occasionnel épidémie
salarié à l’horaire non télétravailleur Saisie de 5 jours de TLT Occasionnel épidémie
salarié FJ non télétravailleur Saisie de 5 jours de TLT Occasionnel épidémie FJ
Salarié à l’horaire 40 jours Saisie 1 jour de TLT Flexible SH et de 4 jours de TLT Occasionnel épidémie
Salarié à l’horaire 80 jours Saisie 2 jours de TLT Flexible SH et de 3 jours de TLT Occasionnel épidémie
Salarié FJ flexible 40 jours Saisie 1 jour de TLT Flexible et de 4 jours de TLT Occasionnel épidémie FJ
Salarié FJ flexible 80 jours Saisie 2 jours de TLT Flexible et de 3 jours de TLT Occasionnel épidémie FJ

 


Question : Comment positionner des journées de télétravail pour les collaborateurs en télétravail flexible, à temps partiel ou forfait jours réduit ?
Réponse : Il convient de positionner le télétravail flexible selon le rythme valable le reste de l’année (1 à 2 jours). Pour rappel les compteurs de jours flexibles sont proratisés en fonction du taux d’activité du collaborateur, une fois le compteur à zéro il ne sera plus possible de télétravailler.

Question : Comment positionner des journées de télétravail en cas de pose de journées d’absences ?
Réponse : 

  • Pour le télétravail régulier, les absences sont posées en lieu et place du télétravail régulier ou du télétravail épidémie en fonction du jour de l’absence,
  • pour le télétravail flexible, le télétravail flexible est utilisé en priorité, les absences sont donc en priorité déduites des jours de télétravail épidémie.

Question : Ma connexion internet est mauvaise à mon domicile. Que dois-je faire ?
Réponse : Vous prenez contact avec votre manager qui étudiera votre situation et vous demandera de revenir sur site (sauf personne vulnérable).

Question : Je suis identifié cas contact par l’assurance maladie, je dois rester isolé mais je ne peux pas télétravailler, que dois-je faire ?
Réponse : 
Vous avez reçu un message de l’Assurance Maladie (par mail ou SMS) vous indiquant que vous êtes considéré « cas contact » dans le cadre du Contact tracing et vous demandant de vous isoler.
Si vous ne pouvez pas télétravailler, vous devez faire une demande d’attestation d’isolement sur le site « declare.ameli.fr ». C’est via votre compte ameli, ou à défaut par courrier postal, qu’une attestation d’isolement, valant avis d’arrêt de travail, vous sera délivrée. A noter que cette démarche ne concerne que les collaborateurs ne pouvant pas télétravailler.
Vous devez adresser cette attestation à la boite mail GTA de l’administration du personnel de votre site respectif avec votre manager en copie pour nous informer de votre situation.

Question : J’ai un certificat médical de mon médecin traitant qui préconise le télétravail. Que va-t-il se passer ?
Réponse : Le médecin traitant n’est pas habilité à prescrire du télétravail, seul le médecin du travail peut le faire après évaluation de votre situation médicale. Il se prononce également sur les éventuels aménagements de poste nécessaires.
Si vous souhaitez une évaluation de votre situation médicale vous pouvez vous rapprocher de votre médecin du travail.

Question : Comment dois-je faire pour déclarer un accident de travail alors que je suis en télétravail ?
Réponse : En cas de déclaration d’accident de travail, le collaborateur ou son manager doit saisir sa demande via la fonctionnalité « Déclarer un accident de travail » disponible sous LIFEBox.
L’administration du personnel prendra en charge les éléments et reviendra vers les personnes concernées si des compléments d’informations sont nécessaires.

Question : Je suis actuellement en arrêt maladie ou congés maternité qui arrive à son terme. A qui dois-je m’adresser pour initier une visite de reprise ou pré-reprise ?
Réponse : Si vous travaillez sur un site central doté d’un service de santé au travail, contactez vos interlocuteurs habituels pour organiser la visite de reprise avec le médecin du travail.
Si vous travaillez sur un site extérieur, votre manager de proximité doit solliciter le service de santé au travail local pour convenir d’une visite avec le médecin du travail.

Question : Si j’ai un arrêt maladie, que dois-je en faire dans le contexte actuel ?
Réponse : Comme habituellement, vous l’envoyez à l’administration du personnel par voie dématérialisée. Les équipes de la gestion des temps enregistreront l’arrêt. Vous envoyez ensuire l’original par courrier dès que possible.

Question : Doit-on fournir une attestation d’assurance pour pouvoir télétravailler (quand on n’est pas assuré chez l’une des marques du Groupe) ? Si mon assurance Responsabilité Civile ne couvre pas le télétravail comment dois-je faire ?
Réponse : Ce n’est effectivement pas nécessaire si vous êtes assuré chez MAAF, MMA ou GMF.
Dans le cas contraire, il faut informer votre assureur de l’utilisation de votre domicile à des fins professionnelles.

Question : Est-il possible de refuser l’octroi de Titres Restaurant en cas de télétravail ?
Réponse : Oui, le renoncement est cependant définitif et porte tant sur les droits en télétravail qu’en l’absence de télétravail (pour les collaborateurs qui en bénéficient hors télétravail)
Pour que le renoncement soit pris en compte, il convient d’en faire la demande par mail aux adresses suivantes et avant le 12 du mois :

Question : Je suis en relation client, quelles sont les consignes pour passer mes appels sortants lorsque je suis en télétravail ?
Réponse : Pour les appels sortants, la téléphonie fixe (IP) personnelle associée aux « box » Internet est la solution à utiliser. La plupart des abonnements Internet comprennent une offre de téléphonie IP et sont illimités sur les mobiles et les fixes. Par ailleurs, ces contrats ne possèdent pas de limitation sur le nombre de numéros appelés. Néanmoins, si vous ne bénéficiez pas de ces options téléphoniques, nous recommandons la souscription aux options de téléphonie « Illimitée ». Le Groupe prendra en charge la souscription aux options d’extension « fixe illimité vers fixe et mobile » dans le cadre du télétravail par la saisie d’une note de frais et l’envoi de la facture associée.
Concernant la téléphonie mobile personnelle, les abonnements « illimités » incluent une limitation du nombre de numéros appelés par mois : 100 pour Free et 250 pour Orange. Cette solution peut être utilisée en complément de la téléphonie fixe (IP) mais n’est pas à privilégier.

Question : Mon manager m’informe que je dois aller récupérer mon matériel pour télétravailler. Je ne souhaite ni sortir ni télétravailler. Que dois-je faire ?
Réponse : Si vous êtes dans cette situation et que vous refusez de télétravailler ou si vous ne faites pas le nécessaire pour être en mesure de télétravailler, vous devez faire une demande de congés à votre manager, faute de quoi vous vous mettriez en absence injustifiée.

Question : Puis-je revenir sur site pour chercher mon matériel pour télétravailler ?
Réponse : Oui. Après avoir pris contact avec votre manager, vous pourrez venir sur site pour récupérer votre matériel. Vous devrez respecter les mesures de sécurité et de préservation de la santé précisées dans cette FAQ, dans le guide collaborateur et par affichage sur le site et vous munir des attestations nécessaires.
Si vous pensez avoir des difficultés pour ramener votre matériel à votre domicile (matériel trop volumineux, transports en commun, …) prenez contact avec votre manager qui pourra vous autoriser à prendre un taxi et faire une note de frais.
Si vous faites partie des collaborateurs vulnérables, nous vous invitons à vous rapprocher de votre manager qui organisera les modalités de récupération du matériel sur site.

Question : Je suis télétravailleur régulier et perçois une indemnité forfaitaire pour un nombre de jours télétravaillés par semaine (15 € / 1J et 30 € / 2J), je vais télétravailler davantage que mon rythme de télétravail annuel prédéfini, de quelle indemnité vais-je bénéficier ?
Réponse : Vous continuez à percevoir l’indemnité forfaitaire au titre des jours de télétravail régulier et vous percevrez 3 € par jour supplémentaire télétravaillé dans la limite de 30 € par mois et de 330 € par an. Vous percevrez également un ticket restaurant par jour télétravaillé.

Question : Je suis en télétravail occasionnel, vais-je bénéficier d’un ticket restaurant et de l’indemnité quotidienne ?
Réponse : Si vous télétravaillez, vous allez pouvoir effectivement bénéficier d’un ticket restaurant et d’une indemnité de 3 € par jour télétravaillé dans la limite de 30 € par mois et de 330€ par an.
En revanche, si vous télétravaillez 1/2 journée (temps partiels…) dans la mesure où votre télétravail n’entoure pas votre plage déjeuner, vous ne bénéficierez pas du ticket restaurant. Le montant de la prime quotidienne reste de 3 € dans la limite de 30 € par mois et de 330 € par an.

Question : Je suis réserviste militaire, ou pompier, ou bénévole à la Croix-Rouge ou à la Protection Civile, puis-je utiliser le dispositif d’engagement militaire et/ou civil pendant la période particulière que nous vivons ?
Réponse : Covéa a décidé, pour mieux répondre aux besoins soulevés par la période particulière que nous traversons :

  • de porter, à titre exceptionnel, le nombre de jours rémunérés dans le cadre de ces dispositif à 20 jours,
  • et d’élargir le dispositif pour les pompiers au-delà de leurs seules actions de formation.

Vous pouvez utiliser la totalité des 20 jours rémunérés pendant la période actuelle. Si tel n’est pas le cas, le nombre de jours utilisés en dehors de cette période spécifique ne seront rémunérés qu’à hauteur de 10 jours.
Si vous êtes concernés, vous pouvez donc vous rendre disponible pour votre engagement, sous réserve du maintien du bon fonctionnement des activités essentielles de Covéa, et donc avec l’accord de votre manager.
Ce dispositif reste actif jusqu’à nouvel ordre.
Retrouvez le dispositif dans la Workplace au travers du lien suivant : https://covea.force.com/Workplace/s/article/Votre-engagement-militaire-et-ou-civil-soutenu-par-l-entreprise

CONDITIONS D’ACCES AUX SITES (pour les collaborateurs concernés par le travail sur site)

Question : Je dois me rendre sur site pour récupérer du matériel ou pour y travailler. Ai-je besoin d’une attestation employeur ?
Réponse : Nous préconisons aux collaborateurs de se rendre sur site pour récupérer leur matériel en dehors des heures de couvre-feu. Entre 6 h et 18 h, aucune attestation de déplacement n’est nécessaire.

Question : Quelle est la check-list de ce à quoi je dois penser avant d’aller travailler sur site ?
Réponse :

  • Si vous disposez de matériel informatique, vous réalisez la totalité du e-learning et du quiz “retour sur site”.
  • Vous réalisez votre auto-évaluation santé (questionnaire disponible en cliquant ici).
  • Vous préparez et emportez votre déjeuner si vous ne disposez pas de restaurant d’entreprise, vous prévoyez une boisson.
  • Vous revenez avec votre matériel informatique.
  • Vous prévoyez un masque pour votre arrivée sur site.

Question : Quel moyen de transport puis-je utiliser pour me rendre sur site. Y a-t-il des consignes particulières du Groupe ?
Réponse : Pour aller travailler sur site, vous pouvez privilégier l’usage de votre moyen de transport personnel.
Les parkings des immeubles Covéa sont ouverts aux collaborateurs. Au préalable, vous devrez faire une demande dans l’appli Services Immo afin que Covéa Immobilier puisse s’assurer de la capacité d’accueil et valider votre demande.
Si vous prenez les transports en commun, vous devez bien évidemment porter un masque qui est obligatoire dans les transports, éviter de parler ou d’échanger au téléphone, de vous toucher le visage et devez vous nettoyer les mains avec du gel hydroalcoolique en sortant.

Question : Que dois-je faire à mon arrivée sur le site ?
Réponse : En arrivant sur site :

  • Portez obligatoirement un masque que vous conservez en permanence et changez toutes les 4 heures,
  • Lavez-vous les mains avec de l’eau et du savon ou du gel hydroalcoolique,
  • Respectez la signalétique et les consignes spécifiques.

Question : Quel masque dois-je porter sur les sites du Groupe ?
Réponse : Dans un avis du 18 janvier le Haut Conseil de la santé publique déconseille l’utilisation de masques en tissu de catégorie 2 (UNS2) ou artisanaux. Seuls les masques chirurgicaux jetables ou les masques en tissus de catégories 1 sont préconisés. Il convient donc de respecter cette recommandation. Vous pouvez continuer à récupérer de nouveaux masques auprès de vos interlocuteurs habituels. S’agissant des masques en tissus, nous vous invitons à les renouveler dès votre retour.

Question : Comment et où récupérer ma dotation individuelle de masques, gel… en arrivant sur mon site de travail ?
Réponse : Sur chacun des sites, la distribution des matériels de protection sera assurée par dotation individuelle, collective ou mise à disposition sur les espaces de travail dès votre arrivée.

Sur les sites centraux, la distribution se fera par les équipes de Covéa Immobilier de 7h30 à 12h tous les jours. Vous serez invité par affichage dès votre entrée sur le site à vous rendre dans un espace dédié à la remise des matériels de protection : Niort- AGORA ; Le Mans Californie – Espace P ; Le Mans Novaxis – Hall Nova 5 ; Chartres – Auditorium ; Strasbourg – Salle de réunion en face du PC Sécurité ; Tivoli – Covespace ; Levallois – Accueil bât. A ; Saran – Accueil bât A ; Montparnasse – Covespace ; Ermont – accueil Bali & Cap Vert.
Que ce soit pour une nouvelle dotation ou pour le renouvellement vous recevrez des masques jetables ou des masques en tissu de catégorie 1 (lavable 60 fois maximum) et un flacon individuel vide que vous pourrez remplir selon vos besoins au réservoir de gel hydro alcoolique mis en place aux points de passage. Lors de la remise du matériel, vous devrez présenter votre badge Covéa. Attention : suite à un avis du 18 janvier le Haut Conseil de la santé, seuls les masques chirurgicaux jetables ou les masques en tissu de catégories 1 (masques blancs distribués par Covéa) sont préconisés. Il convient donc de respecter cette recommandation sur site.
En dehors de ce créneau horaire, les demandes complémentaires pourront être assurées dans un bureau de permanence, par les accueils et/ou PC. Cette information sera affichée sur l’ensemble des sites.
Sur les sites décentralisés (centre de gestion, centre d’appel, direction régionales….) et les agences, le matériel est adressé par la Logistique au responsable du site qui sera responsable de la réception, de la distribution et de la bonne gestion du stock.

Question : Comment se réapprovisionner en produits sanitaires ?
Réponse : le réapprovisionnement des matériels de protection est assuré :

  • Sur les sites centraux : aux postes d’accueil
  • Sur les sites décentralisés : centres de gestion, centres d’appels, directions régionales et agences : le processus de commande et les produits sont différents selon les destinataires, vous pouvez télécharger le guide en cliquant ici.

Question : Comment puis-je faire pour déjeuner ?
Réponse : Les restaurants des sites de Tivoli, Montparnasse, Levallois, Saran, Niort, Chartres, Starsbourg, Californie et Novaxis sont ouverts. Le nouveau protocole applicable à la restauration collective restreint encore un peu plus la capacité d’accueil des restaurants d’entreprise avec une jauge de 8 m². Les tables ne pourront accueillir au maximum qu’un groupe de 4 personnes, venant ensemble ou ayant réservé ensemble, afin de limiter le nombre de contacts. Chaque collaborateur doit réserver son créneau horaire dans Instant Booking de manière systématique pour garantir le respect des distanciations sociales préconisées par le gouvernement. A défaut, la personne pourra se voir refuser l’accès. Des contrôles à l’entrée des restaurants d’entreprise seront en effet effectués pour vérifier la réservation de votre créneau.

En pratique :

  • les horaires sont adaptés sur chacun des restaurants (reportez-vous à l’affichage mis en place sur chaque site)
  • une formule réduite et adaptée en fonction de la fréquentation (à minima : 2 entrées, 1 plat chaud + grillade, 2 desserts)
  • la réservation du créneau horaire pour déjeuner est obligatoire et doit être systématique dans Instant Booking
  • respectez le sens de circulation qui sera affiché dans le restaurant ainsi que les consignes qui vous seront données par le personnel de restauration
  • le port du masque est obligatoire comme partout ailleurs sur les sites
  • limitez votre temps de présence à table au temps strictement nécessaire à votre repas
  • pensez à recharger votre badge sur l’application So Happy. En effet, seul votre badge ou CB sans contact sera possible (aucun paiement par CB avec code, en chèque ou en espèces n’est autorisé en caisse). Les bornes de recharges disponibles dans les restaurants sont à l’arrêt

Sur le site d’Ermont, les collaborateurs ont accès à l’offre de Click and Collect. De la même manière pour garantir le respect des distanciations sociales préconisées, la réservation du créneau horaire sur Instant Booking est obligatoire pour accéder à la salle du restaurant d’entreprise pour y consommer soit votre repas commandé avec l’offre click&collect soit votre repas apporté sur le site.
L’offre click&collect est également accessible via le smartphone et l’application SOHAPPY (avant 10h du jour J) sur l’ensemble des sites centraux.

Retrouvez plus d’information pratique en vous connectant sur les groupes chatter #Mon site :
#Mon site CHARTRES
#Mon site ERMONT
#Mon site LE MANS
#Mon site LEVALLOIS
#Mon site MONTPARNASSE
#Mon site NIORT
#Mon site SARAN
#Mon site STRASBOURG
#Mon site TIVOLI

Retrouvez les informations pour télécharger et accéder à l’application So Happy en cliquant ici. Et télechargez le mode d’emploi So Happy en cliquant ici.

Question : Est-ce que les réfectoires sont ouverts sur les sites ?
Réponse : 
Les réfectoires restent ouverts sur les sites qui en disposent. Toutefois, le nouveau protocole applicable à la restauration collective s’applique également à ces espaces. Il restreint la capacité d’accueil à une jauge de 8 m² et une règle de distanciation de 2 mètres sans masques ce qui limite le nombre de places disponibles dans les réfectoires. Un affichage indique le nombre de personnes maximum autorisées en même temps dans l’espace. Pour la sécurité de tous, nous vous remercions de bien respecter les consignes d’utilisation et le marquage des chaises et des tables indiquant les places non-utilisables. Par ailleurs, à titre dérogatoire, de manière à tenir compte de la nouvelle jauge de restauration collective et pour accompagner la possibilité de click and collect offerte par les RIE, il est possible de déjeuner à son poste de travail. Il est toutefois demandé de nettoyer son poste de travail avant et après déjeuner.

Question : Ai-je le droit de déjeuner à mon bureau ?
Réponse : A titre dérogatoire, de manière à tenir compte de la nouvelle jauge de restauration collective et pour accompagner la possibilité de click and collect offerte par les RIE, il est possible de déjeuner à son poste de travail. Il est toutefois demandé de nettoyer son poste de travail avant et après déjeuner

Question : Les navettes pour se rendre aux RIE sont-elles maintenues ?
Réponse : Non, les navettes à Niort ainsi qu’à Saint-Cloud sont suspendues pendant la durée du confinement.

Question : Comment se passe mon badgeage ?
Réponse : Si vous travaillez sur site, vous badgez normalement (c’est-à-dire 4 fois par jour avec une durée de travail habituelle).

Question : Je travaille sur site. Je suis collaborateur au forfait jour. Comment saisir ma présence ?
Réponse : Si vous travaillez sur site et que vous êtes collaborateur au forfait jour, vous saisissez votre présence normalement.

 

GESTION DE L’ACTIVITE SUR SITE

Question : J’ai attendu pour faire ma demande d’un retour sur site un jour par semaine maximum. Puis-je encore le faire en cours de dispositif ?
Réponse : L’outil « Retour sur site » est accessible à tout moment sous réserve d’évolution des mesures gouvernementales. Vous pouvez faire votre demande auprès de votre manager dès maintenant. Votre retour sera possible dès validation de votre manager. Pour lui laisser le temps d’étudier votre demande, il est recommandé de la faire au plus tard le mercredi précédent la semaine de retour souhaitée. Pour vous rendre sur l’outil, cliquez ici ou rendez dans la page « APPS » de one.net.

Question : Je souhaite mettre fin à ma demande de retour sur site. Comment procéder ?
Réponse : Vous pouvez à tout moment sortir du dispositif de retour sur site. L’arrêt sera effectif la semaine suivante. Il vous suffit d’en informer votre manager. Vous reprendrez alors votre activité en full télétravail et saisirez votre présence en conséquence dans LIFEBox.

Question : Puis-je venir plus d’un jour sur site ?
Réponse : Dans le contexte sanitaire actuel, sous réserve d’évolution des mesures gouvernementales, la règle reste le full télétravail pour l’ensemble des activités qui le permettent. La possibilité d’un retour sur site, confirmée par la ministre du Travail, n’est envisageable que sur la base d’un jour maximum par semaine.

Question : Nous sommes plusieurs sur le même espace de travail. Comment nous installer ?
Réponse : Respectez les règles de distanciation d’1 m autour de vous. Restez à la même place toute la journée (ne pas passer d’un poste à l’autre). Ne pas prêter ou partager son équipement (claviers souris téléphones, stylos…) dans la journée.

Question : Qu’en est-il des espaces de pause et du matériel collectif ?
Réponse : Les espaces de convivialités sont accessible mais il est interdit de s’y installer (les tables et chaises sont condamnées).
L’usage des réfrigérateurs, des lave-vaisselle, des micro-ondes est toujours autorisé. Les machines à café, les distributeurs de friandises et les machines à eau ont été progressivement remis en fonction.Si le masque est retiré, les collaborateurs doivent maintenir une distance de 2 mètres entre eux.
Pour la sécurité de tous, nous vous remercions de bien respecter les consignes d’utilisation qui sont affichées à proximité du matériel collectif.

Question : Comment sont organisés l’envoi et la distribution des courriers physiques sur les sites ?
Réponse : Jusqu’au 6 novembre, la Logistique maintient l’ensemble des dispositifs de remise et de collecte en vigueur pour permettre aux métiers d’intégrer les dispositions liées au télétravail.

A compter du 9 novembre :

  • Pour les sites centraux : la distribution du courrier physique est suspendue, ce courrier est à la disposition des métiers dans les services courriers pour les sites du Mans, Strasbourg, Montparnasse, Levallois, Chartres, Niort, Tivoli, Saint Cloud, Saran, Ermont. Une distribution électronique de ce courrier (après dématérialisation) est possible pour les métiers qui en feraient la demande à l’adresse suivante : courrier@covea.fr.

Nous étudierons avec vous la solution la plus appropriée à votre besoin.
Vous pouvez déposer vos courriers à affranchir auprès de nos services courrier.

  • Pour les sites régionaux : maintien des dispositifs en vigueur dès lors que les sites restent suffisamment actifs et accessibles à nos transporteurs (sites ouverts ou présence suffisante pour recevoir les transporteurs et justifier une distribution physique du courrier). Dans le cas contraire (difficulté ou impossibilité de maintenir une présence sur site) nous invitons les responsables des entités concernées à nous contacter à courrier@covea.fr pour étudier des moyens de de substitution (dématérialisation et distribution électronique).

A noter : depuis le 2 novembre, les sites de Levallois, Montparnasse, Saint Cloud, Noisy et Strasbourg font l’objet d’une dérivation postale et reçoivent la quasi-totalité de leur courrier sous format électronique.

Question : Comment sont organisés l’envoi et la distribution du courrier électronique ?
Réponse : Pour vos courriers sortants, privilégiez l’envoi par mail. Vous pouvez également demander l’installation de l’imprimante virtuelle sur votre poste de travail. L’imprimante virtuelle permet de poster un courrier simple ou recommandé, depuis chez vous, sans avoir à l’imprimer (impression, mise sous pli et affranchissement réalisés par un prestataire).
Pour installer l’imprimante virtuelle, merci d’envoyer votre demande à l’adresse mail serviceclient.logistique@covea.fr (demande formulée uniquement par les Managers). Vous serez contacté dans les meilleurs délais afin d’étudier la faisabilité de l’installation (éligibilités des courriers à traiter et environnement de travail)

Question : A quelle fréquence le courrier est-il collecté et distribué par La Poste ?
Réponse : A ce jour, La Poste ne prévoit pas de diminution significative des flux postaux, voire anticipe une augmentation de ces flux « colis » en renforçant ses équipes dans ce secteur. Pas de modification de fréquence de distribution de courrier envisagée. Depuis la précédente vague de Covid 19, La Poste reconnaît que les délais d’acheminement restent sensiblement dégradés.
La Poste se déclare prête à affronter cette seconde vague. Même si toutes les mesures sanitaires sont mises en place, le risque de fermeture d’un ou plusieurs sites de La Poste n’est pas exclu. Pas d’arrêts d’activité envisagés à ce jour.

Question : Quels sont les conseils à suivre concernant l’envoi de colis ?
Réponse : Nos transporteurs nous alertent sur l’explosion des volumes de colis en cette période de confinement, des fêtes qui approchent et du décalage du Black Friday.
Les conseils à suivre :

  • Privilégier les envois en fin de semaine
  • Lisser le plus possible les expéditions
  • En cas d’opération spécifique, les anticiper, attendre la S53 et/ou contacter les services de la Direction Flux Logistique

Question : L’activité du standard téléphonique est-elle maintenue ?
Réponse : Les standards du Mans et de Niort poursuivent leurs activités. Si l’organisation de votre activité pendant la période de confinement a des impacts sur la gestion de vos appels entrants (qui joindre, comment vous joindre, périodes d’indisponibilité, …), merci de nous en faire part en nous contactant à standard-lemans@covea.fr ou standard-niort@covea.fr.

DEPLACEMENTS

Question : Je dois me rendre sur site pour récupérer du matériel ou pour y travailler. Ai-je besoin d’une attestation employeur ?
Réponse : Oui, il est nécessaire de vous munir de l’attestation de déplacement dérogatoire disponible sur le site du Gouvernement, via l’appli Tous AntiCovid ou dans la Workplace, et de l’attestation employeur que vous pourrez obtenir auprès de votre manager.

Question : J’envisage de me déplacer dans une autre région pour mon activité professionnelle. Est-ce possible ?
Réponse : Les déplacements doivent rester exceptionnels et conditionnés à l’accord de votre manager.
Si vous êtes amené à vous déplacer en dehors des heures du couvre-feu après 6 h ou avant 18 h, vous devrez vous munir de l’attestation employeur que vous pourrez obtenir auprès de ce dernier.

Question : Les élus peuvent-ils toujours se déplacer dans le cadre de l’exercice de leur mandat ?
Réponse : Les déplacements dans le cadre des mandats ne sont pas inclus dans cette communication.

REMUNERATION

Question : Quel est l’impact de mon arrêt garde d’enfant sur la prime P3CO ?
Réponse : La période d’arrêt garde d’enfant, comme un arrêt maladie impacte la prime P3CO.

Question : Quel est l’impact de mon arrêt garde d’enfant sur le calcul des heures supplémentaires en fin d’année ?
Réponse : La période d’arrêt garde d’enfant, comme un arrêt maladie, a impact sur le calcul du seuil de déclenchement des heures supplémentaires.

Question : Les objectifs seront-ils revus (P3CO…) au regard de la situation ?
Réponse : Nous sommes dans un contexte d’incertitude sanitaire et économique connu de tous et probablement appelé à durer. Dans un contexte en perpétuelle adaptation et avec une large part d’inconnu, cela n’a pas de sens d’arrêter une décision en cours d’année quant au traitement des indicateurs de la P3CO 2020. La direction regardera, début 2021 s’il est nécessaire de réaliser des correctifs liés à cette année atypique. En tout état de cause, il s’agira de conserver le sens et l’objet de cette prime qui a vocation à saluer une surperformance et à redistribuer la valeur générée dans ce cadre. Il convient que tous les collaborateurs et managers restent motivés et investis sur nos objectifs, le service à nos clients et le développement du Groupe durant cette période compliquée.

CONGES

Question : J’avais posé mes CP sur le planning de l’équipe mais ils n’étaient pas saisis dans l’outil, que se passe-t-il ?
Réponse : Quel que soit le moyen utilisé pour poser des CP (tableau, mail, LIFEBox..) à partir du moment où ils ont fait l’objet d’une validation de votre manager, même à l’oral, les congés sont validés. Il vous appartient de les saisir dans LIFEBox pour régulariser votre situation.

Question : J’avais débloqué du CET pour financer un congé (de longue durée) à l’étranger qui ne peut avoir lieu car annulation du voyagiste, puis-je annuler le déblocage de ces jours du CET ?
Réponse : Vous êtes invité à en discuter avec votre manager qui au regard de l’activité appréciera l’opportunité d’annuler ou non tout ou partie de cette pose de jours de CET.

Question : J’avais posé des congés et souhaite les annuler au regard de la situation. Que dois-je faire ?
Réponse : Par principe, les congés payés qui ont été posés ne doivent pas être annulés.

Question : Que se passe-t-il si je n’ai plus de congés ?
Réponse : En cas d’insuffisance de congé pour couvrir vos absences, vous pourriez être placé en absence non rémunérée. Dans ce cas, il convient de vous rapprocher de votre manager.

PERSONNES VULNERABLES

Question : Je suis personne reconnue vulnérable. Je suis en télétravail 5j/5j. Comment s’effectue ma saisie de jours de télétravail ?
Réponse : Selon votre situation en tant que personne vulnérable, vous procédez de la façon suivante :
Dans tous les cas, les collaborateurs à l’horaire doivent continuer à badger 4 fois par jour.

Typologie Action
salarié à l’horaire télétravailleur régulier 2J Les 2 jours de TLT régulier sont pré-saisis et doivent être complétés de 3 de TLT Occasionnel épidémie
salarié à l’horaire télétravailleur régulier 1J Le jour de TLT régulier est pré-saisi et doit être complété de 4 jours de TLT Occasionnel épidémie
salarié à l’horaire non télétravailleur Saisie de 5 jours de TLT Occasionnel épidémie
salarié FJ non télétravailleur Saisie de 5 jours de TLT Occasionnel épidémie FJ
Salarié à l’horaire 40 jours Saisie 1 jour de TLT Flexible SH et de 4 jours de TLT Occasionnel épidémie
Salarié à l’horaire 80 jours Saisie 2 jours de TLT Flexible SH et de 3 jours de TLT Occasionnel épidémie
Salarié FJ flexible 40 jours Saisie 1 jour de TLT Flexible et de 4 jours de TLT Occasionnel épidémie FJ
Salarié FJ flexible 80 jours Saisie 2 jours de TLT Flexible et de 3 jours de TLT Occasionnel épidémie FJ


Question : Dois-je revenir sur site si je suis déclaré « vulnérable » ?

Réponse : Si vous êtes collaborateur vulnérable (c’est-à-dire que vous avez adressé un certificat d’isolement établi par le médecin traitant ou médecin du travail), vous ne pouvez pas revenir sur site. La disposition d’un retour sur site d’une journée par semaine ne s’applique pas aux personnes vulnérables en full télétravail.

Question : Où puis-je trouver la liste établie par le Haut Conseil de la santé publique et l’Assurance maladie des personnes vulnérables car susceptibles de développer une forme grave du coronavirus ?
Réponse : Vous trouverez cette liste, régulièrement mise à jour, à la fin du guide « Covid 19 : mesures sanitaires Covéa ».

Question : je ne sais pas si ma pathologie entre dans la liste des personnes vulnérables ?
Réponse : Vous trouverez cette liste mise à jour à la fin du guide Covid 19 : « Guide du collaborateur – mesures sanitaires Covéa ».
Si j’ai un doute je contacte mon médecin traitant.

Question : Je suis reconnu personne vulnérable et j’ai été placé en arrêt de travail. Que dois-je faire à la fin de mon arrêt ?
Réponse : La mesure qui a été prise était une mesure de précaution. Désormais si vous êtes équipé, vous pouvez télétravailler. Si vous n’avez pas de matériel, il vous appartient de vous rapprocher de votre manager qui organisera la récupération du matériel. Rapprochez-vous de votre manager pour qu’il gère votre situation de reprise. Consultez les autres questions réponses de ce chapitre de la FAQ.

Question : J’ai une pathologie à risque mais ne me suis pas déclarée en tant que personne vulnérable auprès de l’entreprise. Que dois-faire ?
Réponse : Si vous ne vous êtes pas déclaré en tant que personne vulnérable jusqu’à maintenant, nous vous invitons à adresser un certificat médical à l’adresse suivante : PREVRISK.professionnel@covea.fr en précisant dans l’objet du courriel :
PERSONNES VULNERABLES / MATRICULE RH COVEA 00XXXXXX.
Enfin, il convient de vous rapprocher de votre manager de proximité : pour l’organisation de votre activité en télétravail, pour la dotation en matériel si cela n’avait pas été fait et pour toute question administrative.

Question : Plus on avance en âge et plus il convient d’être attentif. J’ai 65 ans ou plus, que dois-je faire ?
Réponse : Si vous avez 65 ans ou plus, Covéa vous dispense de revenir sur site. Voyez avec votre manager comment organiser votre activité pour télétravailler.

Question : Je suis reconnu personne vulnérable et j’ai la garde d’enfant ce qui m’empêche de télétravailler. Que dois-je faire ?
Réponse : Référez-vous aux questions réponses de cette FAQ relatives à la gestion des situations de parents ne pouvant travailler normalement faute de solution de garde d’enfants. Dans ce cas, il convient de prendre contact avec votre RRH pour identifier une solution adaptée.

SALARIES EN SITUATION DE HANDICAP

Question : Je suis en situation de handicap, puis-je télétravailler ?
Réponse : Si votre activité le permet et que vous êtes doté de matériel, vous pouvez télétravailler.

Question : Je suis en situation de handicap et en télétravail. Au regard des dispositions gouvernementales, mon équipe va travailler sur site. Que dois-faire ?
Réponse : Prenez contact avec votre manager pour que la décision la plus appropriée à votre situation puisse être prise en lien avec votre RRH, la mission handicap et la santé au travail.

Question : Je suis en situation de handicap et j’ai la garde d’enfant ce qui m’empêche de travailler. Que dois-je faire ?
Réponse : Référez-vous aux questions réponses de cette FAQ relatives à la gestion des situations de parents ne pouvant travailler normalement faute de solution de garde d’enfants.

PROBLEMATIQUE GARDE D’ENFANTS

Question : J’ai un enfant qui relève de la catégorie des personnes vulnérables et je ne peux pas le faire garder ?
Réponse : Vous devez vous rapprocher de votre RRH pour identifier les solutions.

Question : L’établissement scolaire ou la classe de mon enfant est fermé pour suspicion de Covid et je n’ai pas de solution de garde, comment dois-je faire ? »
Réponse : Vous devez vous rapprocher de votre manager pour identifier les solutions. Vous avez la possibilité de poser des CP, des JATT ou jours de repos et des jours de CET.
En cas d’insuffisance de congés pour couvrir vos absences, vous pourrez être placé en activité partielle.

Question : Si je relève de l’activité partielle (Cf. Questions précédentes), quels sont les documents qui vont m’être demandés ?
Réponse : Une attestation de l’établissement scolaire ou de la crèche qui fait état de l’impossibilité d’accueillir votre enfant, totalement ou partiellement sur certains jours de la semaine.

PREVENTION : AUTRES GESTES INDIVIDUELS ET MESURES COLLECTIVES

Question : J’ai des symptômes ou pense en avoir. Que dois-je faire ?
Réponse :
Je suis à domicile : je reste chez moi et contacte mon médecin traitant. Je préviens mon manager et la cellule PREVRISK et les tiens informés des recommandations médicales.
Je suis au travail : je rentre chez moi immédiatement et contacte mon médecin traitant. Je préviens mon manager et la cellule PREVRISK en transmettant la liste de mes éventuels cas contacts.

Pour rappel, la qualification de cas contact est déterminée par :

  • L’échange de matériel ou d’objet non désinfecté,
  • Un contact rapproché avec la personne testée COVID + jusqu’à 2 jours avant le début des signes de la maladie,
  • La proximité directe avec cette même personne sans port de masque, en milieu clos, sans respect des gestes barrières, pendant 15 minutes minimum.

Je tiens informé mon manager et PREVRISK des recommandations médicales, et en cas de test j’informe prevrisk des résultats.

Chaque collaborateur doit veiller à sa sécurité et à celle de ses collègues de travail.

Question : Ma température sera-t-elle prise à mon entrée dans l’entreprise ?
Réponse : Non. Pour lutter contre le virus la responsabilisation de chacun est fondamentale. Il vous appartient d’être vigilant quant à l’apparition d’éventuels symptômes et de prendre vous-même votre température chaque jour pour vous protéger et protéger vos collègues.

Question : Dois-je porter un masque toute la journée quand je suis sur site ?
Réponse : Oui. Depuis le 24 août, vous devez obligatoirement porter un masque en permanence sur le site.

Question : Quels sont les “gestes barrières” ?
Réponse : Les gestes barrières que vous devez respecter sont :

  • Télécharger l’application «Tous AntiCovid »
  • Porter obligatoirement un masque
  • Se laver les mains plusieurs fois par jour
  • Eviter les contacts (ne pas se serrer les mains, s’embrasser…), et dans la mesure du possible, conserver une distance d’un mètre avec ses interlocuteurs
  • Lors des pauses café ou cigarettes, respecter une distance de 2 mètres avec ses collègues si le masque est retiré
  • Se couvrir la bouche et/ou le nez avec un mouchoir ou son coude lorsque l’on tousse ou éternue, puis se laver les mains dès que possible
  • Se moucher dans des mouchoirs en papier à usage unique et les jeter dans une poubelle, puis se laver les mains dès que possible

Question : Existe-t-il des gestes complémentaires aux “gestes barrières” et lesquels ?
Réponse : Oui, il existe d’autres gestes complémentaires aux “gestes barrières” comme :

  • se tenir informé(e) des informations / consignes internes,
  • ne pas porter d’objet à la bouche (ex : stylo…), et ne pas les partager avec les autres personnes,
  • désinfecter les outils et équipements partagés avant chaque usage (imprimante, clavier, PC,…) avec les lingettes mis à votre disposition,
  • privilégier l’ouverture des portes avec le coude,
  • utiliser des poubelles avec sac plastique, des essuies main et chiffons de nettoyage en papier,
  • aérer régulièrement l’espace de travail si cela est possible.

Question : Comment se passent les déplacements au sein des sites ?
Réponse : Les déplacements doivent être limités au strict nécessaire. Ils doivent se faire en respectant la signalétique et les consignes collectives (affichage, règles d’utilisation des ascenseurs, communications …), les gestes barrières et les règles de distanciation.

Question : Qu’en est-il de l’utilisation des douches, des vestiaires et des équipements sportifs sur les sites ?
Réponse : Les vestiaires et les douches dédiés aux salles ou équipements sportifs (pour les sites qui en disposent) restent inaccessibles ainsi que les équipements sportifs. Les vestiaires ou douches présents dans les locaux de travail ou accessibles indépendamment des locaux sportifs sont utilisables et bénéficient d’un nettoyage quotidien.

Question : J’ai des difficultés à respirer et des signes d’étouffement qui s’aggravent. Que dois-je faire ?
Réponse : Vous appelez le SAMU – centre 15 et prévenez votre manager.

Question : Je m’apprête à quitter mon poste en fin de journée. Que dois-je faire ?
Réponse : Vous devez ranger votre espace de travail et utiliser les lingettes pour le désinfecter.
Vous emportez avec vous votre matériel informatique nomade si vous en êtes doté.

Question : Qu’en est-il de la climatisation ou ventilation des locaux ?
Réponse : En cette matière, Covéa s’appuie sur les recommandations données par le Ministère de la Santé, l’Institut National de Recherche et Sécurité (édite les règles sur la santé et la sécurité au travail) et les Syndicats professionnels de la ventilation.
Au regard des connaissances actuelles sur le Covid-19, le virus se transmet essentiellement par inhalation de gouttelettes émises, par une personne porteuse du virus. En complément des mesures organisationnelles visant à limiter les contacts et des mesures d’hygiène individuelle, des mesures complémentaires d’aération peuvent limiter la quantité de gouttelettes dans le milieu ambiant. Une bonne aération est assurée par un bon fonctionnement des installations de climatisation et/ou une ouverture des fenêtres. En dehors des heures de présence des collaborateurs, la ventilation mécanique sera mise en mode forcée et/ou les fenêtres seront ouvertes. Par mesure de précaution, les systèmes de ventilation et d’extraction d’air ont été vérifiés par la maintenance sur l’ensemble des sites, avec remplacement des filtres si nécessaire.

Question : Les clients en agence doivent-ils porter un masque ? S’ils n’en ont pas que dois-je faire ?
Réponse : Oui, le port du masque est obligatoire dans les lieux clos recevant du public. Les agences sont pleinement concernées par cette mesure. Les clients, prospects ou sociétaires doivent donc porter un masque en agence. Si l’un d’entre eux se présente sans masque couvrant le nez et la bouche, et qu’il ne dispose pas de masque, vous lui en donnez un à partir de la dotation de masques jetables de l’agence.

ASSISTANCE INFORMATIQUE

Question : Je reviens travailler sur site. Comment réinstaller mon matériel informatique ?
Réponse : A votre retour sur site, pensez-bien à vous munir de l’ensemble du matériel (informatique et téléphonie) qui vous a été fourni. Il vous suffira de suivre le guide téléchargeable en cliquant ici.

Question : Je rencontre des problèmes avec mon environnement de travail informatique (je n’accède pas à mes applications…), je n’arrive pas à joindre l’assistance informatique par téléphone. Que faire ?
Réponse : Votre problème n’est pas urgent/bloquant ou vous n’arrivez pas à joindre votre assistance informatique par téléphone.
Privilégiez la demande d’assistance en remplissant le formulaire sur ServicesTech.
Votre assistance informatique vous recontactera dès que possible.
Pour en savoir plus : consultez l’article « Comment déclarer un incident via le portail Services Tech »

Pour rappel : votre assistance informatique est joignable aux numéros suivants :

im art Numeros-assistance-informatique

Question : J’aimerais participer à l’effort collectif et diminuer l’usage du VPN autant que possible, pouvez-vous rappeler les usages possibles hors VPN ?
Réponse : En mode « hors VPN » seul le pack office et les applications installées en local sur le PC fonctionnent :

  • WORD, EXCEL, POWERPOINT… : utilisez vos applications bureautiques en local

Pour les applications métiers et autres portails (exemples ci-dessous), un accès au VPN est actuellement nécessaire :

Question : Si je dois utiliser le VPN, quelles sont les modalités à suivre ?
Réponse : Connectez-vous au VPN uniquement si vous avez besoin d’utiliser vos applications métiers et les applications citées dans le paragraphe précédent.
Pensez à vous déconnecter dès que vous n’utilisez plus vos applications métiers.

Question : Que faire lorsque ma session 3270 est en cours et que survient une coupure inopinée (ex coupure VPN) ? Ma session 3270 est alors déconnectée (Pour MMA exclusivement).
Réponse : Suivez les instructions ci-dessous :

  • Fermer votre fenêtre Quick3270 (croix rouge en haut à droite) et la relancer
  • Saisir et valider votre identifiant et mot de passe. Vous obtenez le message « GMMER008 RECOMMENCEZ S.V.P. »
  • Ressaisir et valider votre identifiant et mot de passe ; votre session s’ouvre normalement.

Question : En Windows 10 comment se connecter au VPN de l’entreprise ?
Réponse : sur un poste en Windows 10, il est conseillé de vous connecter au VPN avant le lancement de votre session via la procédure « Start Before Logon ». Vous trouverez la procédure sur Services tech : Covéa – Windows10 : comment se connecter au VPN de l’entreprise

Question : Comment changer mon mot de passe ?
Réponse : Il est conseillé de changer son mot de passe avant qu’il n’arrive à expiration. Vous trouverez la procédure sur Services tech : Comment changer son mot de passe.

Question : Mon mot de passe est expiré et je suis en Win10, comment faire ?
Réponse : Pour les utilisateurs MAAF : Prenez contact avec votre manager pour organiser votre retour sur site avec votre PC pour réinitialiser votre mot de passe. Une fois sur site, appeler votre assistance habituelle qui procédera à la réinitialisation de votre mot de passe. Vous pourrez alors définir votre nouveau mot de passe.

Question : Mon mot de passe est expiré et je suis en Win7, comment faire ?
Réponse : Prenez contact avec votre manager pour organiser votre retour sur site avec votre PC pour réinitialiser votre mot de passe. Une fois sur site, appeler votre assistance habituelle qui procédera à la réinitialisation de votre mot de passe. Vous pourrez alors définir votre nouveau mot de passe.

Je suis salarié MAAF :
Question : Je suis salarié MAAF, que dois-je faire pour sécuriser mon PC et récupérer les mises à jour ?
Réponse : Nivelez votre poste de travail tous les jours, pour ne pas encombrer le réseau, merci de privilégier les heures « creuses » : avant 9h, entre 12h et 14h, après 18h. Suivre la procédure sous ServicesTech : MAAF – POSTE DE TRAVAIL : comment niveler votre poste de travail ?

Question : En Windows 7 comment se connecter au VPN de l’entreprise ?
Réponse : Cliquer sur l’icône « Acces VPN Covéa » présent sur votre bureau et renseigner votre badge et votre mot de passe Windows. Vous trouverez la procédure sur Services tech : Covea – Windows 7 : comment se connecter au VPN de l’entreprise ?

DECLARATION INCIDENTS

Question : Comment dois-je procéder pour la déclaration d’incidents ou des demandes qu’elles soient immobilières ou informatiques ?
Réponse : Les applis Services Immo et Services Tech restent les canaux à utiliser pour faire vos demandes ou vos déclarations d’incidents relatives à votre espace de travail (Services Immo) et à votre environnement de travail informatique (Services Tech).

MES INTERLOCUTEURS

Question : Qui est le référent COVID-19 au sein du Groupe?
Réponse : Le protocole national de déconfinement pour les entreprises du 24 juin prévoit la nomination d’un référent Covid 19. Caroline Gommès, responsable prévention et santé au travail, a été désignée pour Covéa.
Le référent a vocation notamment à s’assurer de la mise en œuvre des mesures de protection et de prévention pour les salariés telles que communiquées au sein de l’entreprise, et à accompagner, avec les équipes de santé au travail, les cas de suspicion sur site. Contact : PREVRISK.professionnel@covea.fr.

Question : En cas de suspicion ou de cas avérés au Covid-19 sur site qui puis-je contacter ?
Réponse : Covéa a mis en place une ligne interne dédiée. Si vous présentez vous-même des symptômes liés au Covid-19, ou si l’un de vos collègues présente des symptômes, vous avez la possibilité de contacter une ligne dédiée dès lors :

  • que vous exercez votre activité professionnelle sur site,
  • et que vous n’avez pas obtenu de réponse à vos interrogations par un autre biais, à savoir via votre manager, votre RRH, votre service de santé au travail présent sur site, PREVRISK.professionnel@covea.fr ou encore le guide COVEA.

Ce service est disponible du lundi au vendredi de 9h à 18h :

  • soit par téléphone au 02 43 41 96 98
  • soit par Skype en tapant SANTE AU TRAVAIL COVEA dans la barre de recherche d’un contact et en cliquant sur l’icône d’appel

La prestation sera délivrée par des médecins et infirmiers(ères) du travail Covéa.

Question : Dans quels cas dois-je contacter PREVRISK ?
Réponse : Vous devez contacter PREVRISK lorsque :
votre situation de santé est en lien avec le COVID :
cas avéré, suspicion, cas contact…
vous êtes personne vulnérable (envoi certificat d’isolement…)
vous obtenez le résultat des tests Covid
Vous avez également la possibilité de contacter PREVRISK pour un accompagnement en cas d’incivilité ou d’une situation professionnelle difficile.
Les équipes de PREVRISK n’ont pas vocation à répondre à des sujets liés à l’informatique, à la gestion des temps, aux arrêts de travail, à la logistique du matériel de protection COVID, au nettoyage des locaux : pour ces sujets vous devez contacter vos interlocuteurs habituels.

Question : Je ne trouve pas dans la FAQ la réponse à une problématique. A qui dois-je m’adresser ?
Réponse : Si je suis collaborateur, je sollicite mon manager. Si besoin celui-ci s’adressera au RRH.

 

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  L’équipe CFTC COVEA reste à votre disposition. 


Contact : 

CFTC COVEA

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