SOMMAIRE

1. Assistance informatique
2. Déclaration des incidents
3. Conditions d’accès aux sites
4. Prévention : autres gestes individuels et mesures collectives
5. Gestion de l’activité sur site
6. Problématique de garde d’enfants
7. Personnes vulnérables
8. Salariés en situation de handicap
9. Gestion des temps et télétravail
10. Rémunération
11. Congés
12. Déplacements
13. Logistique sur site
14. Mes interlocuteurs

---

ASSISTANCE INFORMATIQUE

Question : Je dois revenir travailler sur site. Comment réinstaller mon matériel informatique ?
Réponse : A votre retour sur site, pensez-bien à vous munir de l’ensemble du matériel (informatique et téléphonie) qui vous a été fourni. Il vous suffira de suivre le guide téléchargeable en cliquant ici. 

Question : Je rencontre des problèmes avec mon environnement de travail informatique (je n’accède pas à mes applications…), je n’arrive pas à joindre l’assistance informatique par téléphone. Que faire ?
Réponse : Votre problème n’est pas urgent/bloquant ou vous n’arrivez pas à joindre votre assistance informatique par téléphone.
Privilégiez la demande d’assistance en remplissant le formulaire sur ServicesTech.
Votre assistance informatique vous recontactera dès que possible.

Pour en savoir plus : consultez l’article « Comment déclarer un incident via le portail Services Tech »
Pour rappel : votre assistance informatique est joignable aux numéros suivants :

 

Question : Je ne parviens pas à utiliser ma messagerie Outlook sans me connecter au préalable au VPN, comment faire ?
Réponse : Déclarez votre incident via la saisie d’un formulaire sur ServicesTech.

Remarque : dans le champ « type d’assistance », notez « environnement de travail / Matériel : Bureautique ».

Votre assistance informatique vous recontactera dès que possible.

Question : J’aimerais participer à l’effort collectif et diminuer l’usage du VPN autant que possible, pouvez-vous rappeler les usages possibles hors VPN ?
Réponse : Voici les applications accessible en mode Hors VPN :

• SKYPE : pour vos réunions et appels téléphoniques. Pour ne pas encombrer le réseau n’utilisez la vidéo qu’en cas d’extrême nécessité.
• WORD, EXCEL, POWERPOINT… : utilisez vos applications bureautiques en local
• OUTLOOK : Les accès à la messagerie Outlook
  • Pour accéder à vos archives « Enterprise Vault Search » sans VPN, utilisez https://onemailarchi.covea.fr/ (+ authentification sous la forme domaine\compte + mot de passe)
• WORKPLACE : https://covea.my.salesforce.com/services/auth/sso/CoveAuth?startURL=/servlet/networks/switch?networkId=0DB0X000000GnDg
• SERVICES TECH : https://covea.service-now.com/portail

Les URL de la Workplace et de Services Tech sont à copier et coller sous le navigateur Chrome uniquement.

Le respect de ces usages, hors VPN, est indispensable pour le bon fonctionnement des activités critiques du Groupe.

Question : Si je dois utiliser le VPN, quelles sont les modalités à suivre ?
Réponse : Connectez-vous au VPN uniquement si vous avez besoin d’utiliser vos applications métiers
Pensez à vous déconnecter dès que vous n’utilisez plus vos applications métiers.

Question : Je suis salarié MAAF, que dois-je faire pour sécuriser mon PC et récupérer les mises à jour ?
Réponse : Nivelez votre poste de travail tous les jours, pour ne pas encombrer le réseau, merci de privilégier les heures « creuses » : avant 9h, entre 12h et 14h, après 18h. Suivre la procédure sous ServicesTech : MAAF – POSTE DE TRAVAIL : comment niveler votre poste de travail ?

Question : Que faire lorsque ma session 3270 est en cours et que survient une coupure inopinée (ex coupure VPN) ? Ma session 3270 est alors déconnectée (Pour MMA exclusivement).
Réponse : Suivez les instructions ci-dessous

• Fermer votre fenêtre Quick3270 (croix rouge en haut à droite) et la relancer
• Saisir et valider votre identifiant et mot de passe. Vous obtenez le message « GMMER008 RECOMMENCEZ S.V.P. »
• Ressaisir et valider votre identifiant et mot de passe ; votre session s’ouvre normalement.

 

DECLARATION INCIDENTS

Question : Comment dois-je procéder pour la déclaration d’incidents ou des demandes qu’elles soient immobilières ou informatiques ?
Réponse : Les applis Services Immo et Services Tech restent les canaux à utiliser pour faire vos demandes ou vos déclarations d’incidents relatives à votre espace de travail (Services Immo) et à votre environnement de travail informatique (Services Tech).

CONDITIONS D’ACCES AUX SITES

Question : Comment vais-je savoir si je dois revenir sur site ou non ?
Réponse : C’est votre management qui vous informera des modalités vous concernant.
Le télétravail reste la modalité principale de travail dans le Groupe.

Question : A partir de quelle date s’effectuera le retour sur site ?
Réponse : Si vous êtes concerné, le retour sur site s’effectuera de façon progressive au plus tôt le 12 mai selon les consignes de votre direction.

Question : Comment vais-je être informé de ce que je dois faire pour que mon retour sur site se passe bien pour moi et les autres ?
Réponse : Votre retour sur site, dans le cadre des mesures gouvernementales, ne s’improvise pas ! Avant de revenir sur site (ou au plus tard le jour du retour) vous devez effectuer l’intégralité du e-learning obligatoire mis en place. Il vous permettra de bien comprendre tout le dispositif de retour sur site et ce qui est attendu de vous pour son bon fonctionnement. Testez ensuite si tout est clair pour vous grâce au quiz obligatoire ! Soyons tous responsables : réalisons le e-learning !

Un guide est également à votre disposition. Consultez le chaque fois que nécessaire.

Question : Que dois-je faire chaque matin avant de revenir sur site ?
Réponse : Vous devez prendre votre température et utiliser l’autodiagnostic mis à votre disposition par Covéa, et en cas de symptôme(s), prévenez votre manager, restez chez vous et contactez votre médecin pour confirmer votre état de santé et obtenir un arrêt de travail qu’il faudra adresser à l’administration du personnel.
Vous pouvez aussi appeler le numéro de permanence de soins de votre région (et bénéficier d’une téléconsultation).

Question : C’est mon premier jour de retour sur site. Quelle est la check-list de ce à quoi je dois penser avant d’aller travailler sur site ?
Réponse : Si vous disposez de matériel informatique, vous réalisez la totalité du e-learning et du quiz “retour sur site”.
Vous prenez votre température.
Vous réalisez votre auto-évaluation santé.
Vous préparez et emportez votre déjeuner si vous ne disposez pas de restaurant d’entreprise, vous prévoyez une boisson.
Vous revenez avec votre matériel informatique.
Vous prévoyez un masque pour votre arrivée sur site.

Question : Quel moyen de transport puis-je utiliser pour me rendre sur site. Y a-t-il des consignes particulières du Groupe ?
Réponse : Pour aller travailler sur site, vous devez éviter de prendre les transports en commun et privilégier l’usage du transport personnel et si nécessaire faire une note de frais pour le parking.
Les parkings des immeubles Covéa seront ouverts aux collaborateurs. Au préalable, vous devrez faire une demande dans l’appli Services Immo afin que Covéa Immobilier puisse s’assurer de la capacité d’accueil et valider votre demande.
Lorsque les parking au sein des immeubles Covéa ne pourront vous accueillir, les collaborateurs pourront rechercher un parking payant et se feront rembourser par note de frais.
Si vous ne pouvez faire autrement que de prendre les transports en commun, vous devez bien évidemment porter un masque qui est obligatoire dans les transports.

Question : Que dois-je faire à mon arrivée sur le site ?
Réponse : En arrivant sur site vous :

• portez obligatoirement un masque que vous conservez pour circuler sur le site,
• lavez-vous les mains avec de l’eau et du savon ou du gel hydroalcoolique,
• récupérez votre matériel sanitaire,
• respectez la signalétique et les consignes spécifiques.

Question : Comment et où récupérer ma dotation individuelle de masques, gel… en arrivant sur mon site de travail ?
Réponse : Sur chacun des sites, la distribution des matériels de protection sera assurée par dotation individuelle, collective ou mise à disposition sur les espaces de travail dès votre arrivée.
Sur les sites centraux, la distribution se fera dès le 12 mai, par les équipes de Covéa Immobilier de 7h30 à 12h tous les jours (au minimum jusqu’à fin mai puis selon des modalités à redéfinir sur les mois à venir). Vous serez invité par affichage dès votre entrée sur le site à vous rendre dans un espace dédié à la remise des matériels de protection : Niort- AGORA ; Le Mans Californie – Espace P ; Le Mans Novaxis – Hall Nova 5 ; Chartres – Auditorium ; Strasbourg – Salle de réunion en face du PC Sécurité ; Tivoli – Covespace ; Levallois – Accueil bât. A ; Saran – Accueil bât A ; Montparnasse – Covespace ; Ermont – accueil Bali & Cap Vert.
Lors de la remise du matériel, vous devrez présenter votre badge Covéa.
En dehors de ce créneau horaire, les demandes complémentaires pourront être assurées dans un bureau de permanence, par les accueils et/ou PC. Cette information sera affichée sur l’ensemble des sites.
Sur les sites décentralisés (centre de gestion, centre d’appel, direction régionales….) et les agences, le matériel est adressé par la Logistique au responsable du site qui sera responsable de la réception, de la distribution et de la bonne gestion du stock.
Le suivi du stock sera assuré par Covéa Immobilier et la logistique en lien avec un référent nommé par les directions. Les référents qui souhaitent signaler une anomalie ou demander un correctif devront saisir leurs demandes dans l’appli Services Immo.

Question : Comment puis-je faire pour déjeuner ?
Réponse : Sur les sites centraux, les restaurants d’entreprise seront ouverts dès le 12 mai :

• l’offre est adaptée (plats servis ou panier repas) en fonction du nombre de convives
• pensez à recharger votre badge sur l’application So Happy. En effet, seul votre badge ou CB sans contact ne sera possible (aucun paiement par CB avec code, en chèque ou en espèces n’est autorisé en caisse). Les bornes de recharges disponibles dans les restaurants seront également à l’arrêt.
• respectez le sens de circulation qui sera affiché dans le restaurant ainsi que les consignes qui vous seront données par le personnel de restauration
• les horaires habituels restent d’application. Toutefois, restez attentifs à l’affichage sur votre site. En fonction de la fréquentation, des ordres de passage pourraient être mis en place dans les semaines à venir

Pour tous les sites (sous réserve de consignes spécifiques en agence compte tenu de l’accueil client), à titre exceptionnel, vous êtes autorisés à déjeuner à votre poste de travail, les espaces de pause habituels étant fermés. Les micro-ondes, frigo et fontaines à eau sont mis àl’arrêt.

Question : Pourquoi distribuer des bouteilles d’eau sur le site ? L’eau est-elle potable dans les bâtiments ?
Réponse : Les appareils de distribution collectifs (machine à café, de friandises et fontaines à eau) sont mises à l’arrêt sur l’ensemble des sites, non pas par rapport à la qualité de l’eau, mais pour éviter tous types de contacts (par exemple au moyen des tasses personnelles, gourdes, etc.) et de risques de contamination.
Une distribution de bouteilles d’eau est mise en place sur les sites.
Covéa Immobilier est en charge de la distribution sur les sites centraux (les points de distribution seront signalés par affichage).
Pour les sites décentralisés, ceux-ci seront approvisionnés en bouteilles d’eau par un prestataire.

Question : Des aménagements horaires sont-ils prévus ?
Réponse : Par dérogation, les plages horaires d’arrivée et de départ sur certains sites dans les grandes villes vont pouvoir être étendues entre 6 h à 20 h (dispositions spécifiques pour Fidélia 7/7 24/24) pour éviter l’afflux dans les transports, permettre des roulements et réduire les interactions aux entrées du site.
Vous pouvez solliciter votre manager pour connaître les plages horaires applicables dans votre entité.

Question : Je reviens sur site. Comment se passe mon badgeage ?
Réponse : Si vous revenez sur site, vous badgez normalement (c’est-à-dire 4 fois par jour avec une durée de travail habituelle).

Question : Je reviens sur site. Je suis collaborateur au forfait jour. Comment saisir ma présence ?
Réponse : Si vous revenez sur site et que vous êtes collaborateur au forfait jour, vous saisissez votre présence normalement (c’est-à-dire comme avant le confinement).

Question : Quels sont les consignes à suivre si je dois me rendre sur mon site de façon temporaire pour récupérer du matériel ?
Réponse : Les déplacements de ce type sur un site doivent être exceptionnels et non récurrents.
Dans ce cas, vous devez venir et circuler sur le site avec votre propre masque.
La dotation individuelle du matériel de protection est réservée exclusivement aux collaborateurs présents de façon quotidienne sur les sites.

PREVENTION : AUTRES GESTES INDIVIDUELS ET MESURES COLLECTIVES

Question : Ma température sera-t-elle prise à mon entrée dans l’entreprise ?
Réponse : Pour lutter contre le virus la responsabilisation de chacun est fondamentale. Il vous appartient d’être vigilant quant à l’apparition d’éventuels symptômes et de prendre vous-même votre température chaque jour pour vous protéger et protéger vos collègues.

Question : Dois-je porter un masque toute la journée ?
Réponse : Vous devez porter un masque en arrivant sur le site, quand vous circulez sur le site et quand vous êtes en interaction en face à face (collègues, clients, …).

Question : Quels sont les “gestes barrières” ?
Réponse : Les gestes barrières que vous devez respecter sont :

• se laver très régulièrement les mains avec du savon et de l’eau ou du gel hydroalcoolique, a minima toutes les deux heures et à chaque changement de tâche,
• tousser ou éternuer dans son coude ou dans un mouchoir,
• saluer sans se serrer la main et éviter les embrassades,
• utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter
• se tenir à une distance d’au moins 1 mètre les uns des autres (disposer d’un espace de 4 m²),
• éviter de se toucher les yeux, le nez ou la bouche quand ses mains ne sont pas lavées.
• porter un masque dès votre arrivée sur site et lors de vos déplacements.

Question : Existe-t-il des gestes complémentaires aux “gestes barrières” et lesquels ?
Réponse : Oui il existe d’autres gestes complémentaires aux “gestes barrières” comme :
se tenir informé(e) des informations / consignes internes,
ne pas porter d’objet à la bouche (ex : stylo…), et ne pas les partager avec les autres personnes,
désinfecter les outils et équipements partagés avant chaque usage (imprimante, clavier, PC,…) avec les lingettes mis à votre disposition,
privilégier l’ouverture des portes avec le coude,
utiliser des poubelles avec sac plastique, des essuies main et chiffons de nettoyage en papier.

Question : Ai-je le droit de me déplacer sur le site ?
Réponse : Les déplacements sur site sont tout à fait possibles.
Ils se font en respectant la signalétique et les consignes collectives (affichage, règles d’utilisation des ascenseurs, communications …), les gestes barrières et particulièrement le port du masque et les règles de distanciation (1 m de distance ou un espace de 4 m²).

Question : J’ai des difficultés à respirer et des signes d’étouffement qui s’aggravent. Que dois-je faire ?
Réponse : Vous appelez le SAMU – centre 15 et prévenez votre manager.

Question : Je m’apprête à quitter mon poste en fin de journée. Que dois-je faire ?
Réponse : Vous devez ranger votre espace de travail et utiliser les lingettes pour le désinfecter.
Vous emportez avec vous votre matériel informatique nomade si vous en êtes dotés.

Question : Qu’en est-il de la climatisation ou ventilation des locaux ?
Réponse : En cette matière, Covéa s’appuie sur les recommandations données par le Ministère de la Santé, l’Institut National de Recherche et Sécurité (édite les règles sur la santé et la sécurité au travail) et les Syndicats professionnels de la ventilation.
Au regard des connaissances actuelles sur le Covid-19, le virus se transmet essentiellement par inhalation de gouttelettes émises, par une personne porteuse du virus. En complément des mesures organisationnelles visant à limiter les contacts et des mesures d’hygiène individuelle, des mesures complémentaires d’aération peuvent limiter la quantité de gouttelettes dans le milieu ambiant. Une bonne aération est assurée par un bon fonctionnement des installations de climatisation et/ou une ouverture des fenêtres. En dehors des heures de présence des collaborateurs, la ventilation mécanique sera mise en mode forcée et/ou les fenêtres seront ouvertes. Par mesure de précaution, les systèmes de ventilation et d’extraction d’air ont été vérifiés par la maintenance sur l’ensemble des sites, avec remplacement des filtres si nécessaire.

 

GESTION DE L’ACTIVITE SUR SITE

Question : Nous sommes plusieurs sur le même espace de travail. Comment nous installer ?
Réponse : Respectez les règles de distanciation (au moins 1 m soit un espace de 4 m²). Privilégiez une installation en quinconce pour éviter le face à face. Restez à la même place toute la journée (ne pas passer d’un poste à l’autre). Ne pas prêter ou partager son équipement (claviers souris téléphones, stylos…) dans la journée.

Question : Puis-je organiser une réunion sur site ?
Réponse : Uniquement pour les salariés sur site, sans déclencher de déplacement professionnel, et sans faire revenir les télétravailleurs, vous pouvez organiser une réunion sur site dans la limite de 10 personnes maximum, et vous devez tout organiser pour qu’une distance minimale d’un mètre soit observée entre les participants et veiller à ce que la capacité de la salle permette de respecter un espace de 4 m² par participant. A défaut, assurez-vous que les participants portent leur masque pendant toute la durée de la réunion.

Question : J’ai reçu une convocation à une formation en présentiel. Quelles règles s’appliquent lors de cette formation ?
Réponse : Seules quelques formations pourront être mises en place en présentiel.
Si vous êtes concerné, vous devez suivre les règles fixées tant pour vous y rendre que pour travailler sur site ou y suivre une formation. Vous ne pourrez pas être plus de 10 participants, formateur compris. Les stagiaires et le formateur devront tous veiller à rester espacés les uns des autres d’au moins un mètre (4 m² par participant).

Question : Je souhaite faire une pause. Quelles sont les règles ?
Réponse : Les salles de pause et autres espaces de convivialité sont fermés. Les fontaines à eau, distributeurs de boissons et friandises, les machines à café ne sont plus opérationnels. Les déplacements sur site sont limités au strict nécessaire. Vous pouvez prendre une pause en restant à votre poste de travail, ou à proximité immédiate en veillant aux règles de distanciation d’un mètre minimum (espace de 4 m²) avec vos collègues.
Vous pouvez aussi vous référer au guide télétravail Covid-19 pour retrouver quelques exercices simples d’assouplissement à effectuer à votre poste de travail. Prenez soin de vous.

Question : J’envisage de me déplacer dans une autre région pour mon activité professionnelle. Est-ce possible ?
Réponse : C’est désormais possible pour tous, itinérants ou non, en respectant les gestes barrières au cours de votre déplacement. Si nécessaire vous pouvez utiliser Covéa voyages qui sera accessible en ligne au cours de la semaine 23.
Avant d’envisager un déplacement, prenez le temps d’en évaluer la nécessité.

PROBLEMATIQUES DE GARDE D’ENFANTS

Question : J’ai une activité qui a repris sur site et des difficultés de garde pour mes enfants à compter du 2 juin (et jusqu’au 22 juin), que dois-je faire ?
Réponse : Vous devez vous rapprocher de votre manager pour identifier les solutions. Vous avez la possibilité de poser des CP, des JATT ou jours de repos et des jours de CET.

Question : J’ai une activité qui a repris sur site et des difficultés de garde pour mes enfants à compter du 2 juin (et jusqu’au 22 juin), que se passe-t-il si je refuse de poser des congés ?
Réponse : Votre manager pourra vous imposer la pose de JATT, jours de repos ou jours de CET, dans la limite de 10 jours.
Au-delà de ces 10 jours, vous pourrez poser des CP, JATT ou jours de repos pour couvrir votre absence ou serez placé en activité partielle, avec un salaire correspondant à 84 % du salaire net.

Question : J’ai une activité qui a repris sur site et des difficultés de garde pour mes enfants à compter du 2 juin (et jusqu’au 22 juin), que se passe-t-il si je n’ai plus de congés ?
Réponse : En cas d’insuffisance de congés pour couvrir vos absences, vous pourrez être placé en activité partielle. Dans ce cas, il convient de vous rapprocher de votre manager, qui pourra se mettre en relation avec votre RRH.

Question : J’ai une activité qui a été maintenue en télétravail et des difficultés de garde pour mes enfants à compter du 2 juin (et jusqu’au 22 juin), que dois-je faire ?
Réponse : Vous devez vous rapprocher de votre manager pour identifier les solutions. Vous avez la possibilité de poser des CP, des JATT ou jours de repos et des jours de CET.

Question : J’ai une activité qui a été maintenue en télétravail et des difficultés de garde pour mes enfants à compter du 2 juin (et jusqu’au 22 juin), que se passe-t-il si je refuse de poser des congés ?
Réponse : Votre manager pourra vous imposer la pose de JATT, jours de repos ou jours de CET, dans la limite de 10 jours.
Au-delà de ces 10 jours, vous pourrez poser des CP, JATT, jours de repos ou jours de CET pour couvrir votre absence.

Question : J’ai une activité qui a été maintenue en télétravail et des difficultés de garde pour mes enfants à compter du 2 juin (et jusqu’au 22 juin), que se passe-t-il si je n’ai plus de congés ?
Réponse : En cas d’insuffisance de congés pour couvrir vos absences, vous pourrez être en absence non rémunérée. Dans ce cas, il convient de prendre contact avec votre RRH, en lien avec votre manager. L’activité partielle n’est pas activable.

Question : J’ai un enfant qui relève de la catégorie des personnes vulnérables et je ne peux pas le faire garder ?
Réponse : Vous devez vous rapprocher de votre RRH pour identifier les solutions.

Question : Pourquoi ces mesures ne valent-elles que jusqu’au 22 juin ?
Réponse : Cette échéance est celle qui a été fixée par le gouvernement lors de l’annonce de la phase 2 de déconfinement. Nous verrons à cette date si les mesures actuellement en vigueur sont prorogées.

Question : Que se passe-t-il pour les situations complexes (parents isolés, fratrie importante avec enfants en bas-âge, handicap…) ?
Réponse : Dans ce cas, il convient de prendre contact avec votre RRH pour identifier une solution adaptée.

Question : Si je relève de l’activité partielle (Cf. Questions précédentes), quels sont les documents qui vont m’être demandés ?
Réponse : Une attestation de l’établissement scolaire ou de la crèche qui fait état de l’impossibilité d’accueillir votre enfant, totalement ou partiellement sur certains jours de la semaine.

Question : Puis-je relever de l’activité partielle si je ne souhaite pas mettre mon enfant à l’école ou à la crèche qui pouvait l’accueillir ?
Réponse : Non, vous n’y êtes pas éligible.

Question : J’ai une activité qui a été maintenue en télétravail et une difficulté de garde pour mes enfants à compter du 2 juin (et jusqu’au 22 juin), puis-je solliciter l’activité partielle ?
Réponse : Non, vous n’y êtes pas éligible.

Question : J’ai une activité qui a été maintenue en télétravail pour 50 % de l’effectif et concernée par un retour sur site pour les 50 % restants. Je suis pour ma part en télétravail et j’ai une difficulté de garde pour mes enfants à compter du 2 juin (et jusqu’au 22 juin), puis-je solliciter l’activité partielle ?
Réponse : Non, vous n’y êtes pas éligible.

 

PERSONNES VULNERABLES

Question : Je me suis déclaré personne vulnérable sur Prevrisk mais je n’ai pas envoyé mon certificat d’isolement, suis-je toujours considéré comme personne vulnérable ?
Réponse : Le certificat d’isolement doit parvenir aux équipes de Prevrisk avant le 12/06/20 pour confirmation de votre situation. Passé ce délai, l’entreprise ne vous considèrera plus comme personne vulnérable et vous serez donc potentiellement amené à reprendre votre travail sur site si nécessaire.

Question : Où puis-je trouver la liste établie par le Haut Conseil de la santé publique et l’Assurance maladie des personnes vulnérables car susceptibles de développer une forme grave du coronavirus ?
Réponse : Vous pouvez trouver cette liste, régulièrement mise à jour, à la fin du guide « Modalités de retour sur sites ».

Question : Je suis reconnu personne vulnérable et j’ai été placé en arrêt de travail. Que dois-je faire à la fin de mon arrêt ?
Réponse : La mesure qui a été prise était une mesure de précaution. Désormais si vous êtes équipé, vous pouvez télétravailler. Si vous n’avez pas de matériel, il vous appartient de vous rapprocher de votre manager qui organisera la récupération du matériel. Rapprochez-vous de votre manager pour qu’il gère votre situation de reprise. Consultez les autres questions réponses de ce chapitre de la FAQ.

Question : J’ai une pathologie à risque et je m’étais déclaré auprès de prevrisk pour signaler ma situation particulière. Au regard des dispositions gouvernementales du 28/04 concernant la sortie de confinement, que dois-faire ?
Réponse : Bien évidemment vous restez confinés et vous répondez au mail que les services de santé au travail vous ont adressé pour produire un certificat médical précisant que vous ne pouvez revenir sur site.

Ce mail vous invite :

• A adresser un certificat médical à l’adresse suivante : prevrisk.professionnel@covea.fr en précisant dans l’objet du courriel : PERSONNES VULNERABLES / CM / NOM PRENOM / MATRICULE RH COVEA 00XXXXXX.
• Si vous êtes dans l’incapacité de fournir ce certificat médical, nous vous remercions de bien vouloir nous en informer par mail à l’adresse suivante : prevrisk.professionnel@covea.fr

Dans ce cas, et pour faciliter la gestion de votre demande, nous vous invitons à préciser :
Dans l’objet du mail : PERSONNES VULNERABLES / AVIS MEDICAL / NOM / PRENOM / MATRICULE COVEA RH 00XXXXXX
Dans le corps du mail : votre numéro de tel portable.

Vous serez alors directement contacté par le Pôle médical COVEA pour une évaluation de votre situation. Dans l’attente de l’étude de votre situation, nous vous invitons à informer votre manager qu’en tant que personne vulnérable, vous restez confinés jusqu’à nouvel ordre.

Enfin, il convient de vous rapprocher de votre manager de proximité :
pour votre reprise d’activité en télétravail et organiser votre dotation en matériel si cela n’avait pas été fait,
pour toute question administrative.

Question : J’ai une pathologie à risque. Etant en télétravail jusqu’à maintenant, je ne me suis pas déclarée en tant que personne vulnérable auprès de l’entreprise. Au regard des dispositions gouvernementales du 28/04 concernant la sortie de confinement, que dois-faire ?
Réponse : Si vous ne vous êtes pas déclaré en tant que personne vulnérable jusqu’à maintenant, nous vous invitons :

• A adresser un certificat médical à l’adresse suivante : prevrisk.professionnel@covea.fr en précisant dans l’objet du courriel : PERSONNES VULNERABLES / CM/ NOM PRENOM / MATRICULE RH COVEA 00XXXXXX.
• Si vous êtes dans l’incapacité de fournir ce certificat médical, nous vous remercions de bien vouloir nous en informer par mail à l’adresse suivante : prevrisk.professionnel@covea.fr

Dans ce cas, et pour faciliter la gestion de votre demande, nous vous invitons à préciser :

Dans l’objet du mail : PERSONNES VULNERABLES / AVIS MEDICAL / NOM / PRENOM / MATRICULE COVEA RH 00XXXXXX
Dans le corps du mail : votre numéro de tel portable.

Vous serez alors directement contacté par le Pôle médical COVEA pour une évaluation de votre situation. Dans l’attente de l’étude de votre situation, nous vous invitons à informer votre manager qu’en tant que personne vulnérable, vous restez confiné jusqu’à nouvel ordre et vous continuez à télétravailler.

Enfin, pour toute question administrative, il convient de vous rapprocher de votre manager de proximité.

Question : J’ai une pathologie à risque et je n’ai pas été doté de matériel. C’est pourquoi, étant en absence autorisé rémunérée jusqu’à maintenant, je ne me suis pas déclarée en tant que personne vulnérable auprès de l’entreprise. Au regard des dispositions gouvernementales du 28/04 concernant la sortie de confinement, que dois-faire ?
Réponse : Si vous ne vous êtes pas déclaré en tant que personne vulnérable jusqu’à maintenant, nous vous invitons :
A adresser un certificat médical à l’adresse suivante : prevrisk.professionnel@covea.fr en précisant dans l’objet du courriel : PERSONNES VULNERABLES / CM / NOM PRENOM / MATRICULE RH COVEA 00XXXXXX.
Si vous êtes dans l’incapacité de fournir ce certificat médical, nous vous remercions de bien vouloir nous en informer par mail à l’adresse suivante : prevrisk.professionnel@covea.fr
Dans ce cas, et pour faciliter la gestion de votre demande, nous vous invitons à préciser :
Dans l’objet du mail : PERSONNES VULNERABLES / AVIS MEDICAL / NOM / PRENOM / MATRICULE COVEA RH 00XXXXXX
Dans le corps du mail : votre numéro de tel portable.

Vous serez alors directement contacté par le Pôle médical COVEA pour une évaluation de votre situation. Dans l’attente de l’étude de votre situation, nous vous invitons à informer votre manager qu’en tant que personne vulnérable, vous restez confinés jusqu’à nouvel ordre.

Enfin, il convient de vous rapprocher de votre manager de proximité :
pour votre reprise d’activité en télétravail et organiser votre dotation en matériel si cela n’avait pas été fait,
pour toute question administrative.

Question : Plus on avance en âge et plus il convient d’être attentif. J’ai 65 ans ou plus, que dois-je faire ?
Réponse : Si vous avez 65 ans ou plus, Covéa vous dispense de revenir sur site. Voyez avec votre manager comment organiser votre activité pour télétravailler.

Question : Je suis reconnu personne vulnérable et j’ai la garde d’enfant ce qui m’empêche de télétravailler. Que dois-je faire ?
Réponse : Référez-vous aux questions réponses de cette FAQ relatives à la gestion des situations de parents ne pouvant travailler normalement faute de solution de garde d’enfants.

SALARIES EN SITUATION DE HANDICAP

Question : Je suis en situation de handicap, puis-je télétravailler ?
Réponse : Si votre activité le permet et que vous êtes doté de matériel, vous pouvez télétravailler.
Si vous êtes en arrêt de travail, vous devez attendre la fin de l’arrêt ou, si votre santé le permet, vous devez contacter la CPAM pour l’informer de votre reprise anticipée.

Question : Je suis en situation de handicap et en arrêt de travail. Au regard des dispositions gouvernementales du 28/04 concernant la sortie de confinement, mon équipe va télétravailler. Que dois-faire ?
Réponse : Votre manager va organiser votre reprise en télétravail en lien avec votre RRH et la Mission Handicap.

Question : Je suis en situation de handicap et en absence autorisée rémunérée. Au regard des dispositions gouvernementales du 28/04 concernant la sortie de confinement, mon équipe va télétravailler. Que dois-faire ?
Réponse : Votre manager va organiser votre reprise en télétravail en lien avec votre RRH et la mission handicap.

Question : Je suis en situation de handicap et en télétravail. Au regard des dispositions gouvernementales du 28/04 concernant la sortie de confinement, mon équipe va travailler sur site. Que dois-faire ?
Réponse : Prenez contact avec votre manager pour que la décision la plus appropriée à votre situation puisse être prise en lien avec votre RRH et la mission handicap.

Question : Je suis en situation de handicap et en arrêt de travail. Au regard des dispositions gouvernementales du 28/04 concernant la sortie de confinement, mon équipe va travailler sur site. Que dois-faire ?
Réponse : Prenez contact avec votre manager pour que la décision la plus appropriée à votre situation puisse être prise en lien avec votre RRH, la mission handicap et la médecine du travail.

Question : Je suis en situation de handicap et en absence autorisée rémunérée. Au regard des dispositions gouvernementales du 28/04 concernant la sortie de confinement, mon équipe va travailler sur site. Que dois-faire ?
Réponse : Prenez contact avec votre manager pour que la décision la plus appropriée à votre situation puisse être prise en lien avec votre RRH, la mission handicap et la médecine du travail.

Question : Je suis en situation de handicap et j’ai la garde d’enfant ce qui m’empêche de travailler. Que dois-je faire ?
Réponse : Référez-vous aux questions réponses de cette FAQ relatives à la gestion des situations de parents ne pouvant travailler normalement faute de solution de garde d’enfants.

GESTION DES TEMPS ET TELETRAVAIL

Question : Je suis actuellement en arrêt maladie ou congés maternité qui arrive à son terme. A qui dois-je m’adresser pour initier une visite de reprise ou pré-reprise ?
Réponse : Si vous travaillez sur un site central doté d’un service de santé au travail, contactez vos interlocuteurs habituels pour organiser la visite de reprise avec le médecin du travail.
Si vous travaillez sur un site extérieur, votre manager de proximité doit solliciter le service de santé au travail local pour convenir d’une visite avec le médecin du travail.

Question : Je suis réserviste militaire, ou pompier, ou bénévole à la Croix-Rouge ou à la Protection Civile, puis-je utiliser le dispositif d’engagement militaire et/ou civil pendant la période particulière que nous vivons ?
Réponse : Covéa a décidé, pour mieux répondre aux besoins soulevés par la période particulière que nous traversons :
de porter, à titre exceptionnel, le nombre de jours rémunérés dans le cadre de ces dispositif à 20 jours,
et d’élargir le dispositif pour les pompiers au-delà de leurs seules actions de formation.
Vous pouvez utiliser la totalité des 20 jours rémunérés pendant la période actuelle. Si tel n’est pas le cas, le nombre de jours utilisés en dehors de cette période spécifique ne seront rémunérés qu’à hauteur de 10 jours.

Si vous êtes concernés, vous pouvez donc vous rendre disponible pour votre engagement, sous réserve du maintien du bon fonctionnement des activités essentielles de Covéa, et donc avec l’accord de votre manager.

Ce dispositif reste actif jusqu’à nouvel ordre.

Retrouvez le dispositif dans la Workplace au travers du lien suivant : https://covea.force.com/Workplace/s/article/Votre-engagement-militaire-et-ou-civil-soutenu-par-l-entreprise

Question : Doit-on fournir une attestation d’assurance pour pouvoir télétravailler (quand on n’est pas assuré chez l’une des marques du Groupe) ?
Si mon assurance Responsabilité Civile ne couvre pas le télétravail comment dois-je faire ?
Réponse : Ce n’est effectivement pas nécessaire si vous êtes assuré chez Maaf, MMA ou GMF.
Dans le cas contraire, il faut informer votre assureur de l’utilisation de votre domicile à des fins professionnelles.

Question : Est-il possible de refuser l’octroi de Titres Restaurant en cas de télétravail ?
Réponse : Oui, le renoncement est cependant définitif et porte tant sur les droits en télétravail qu’en l’absence de télétravail (pour les collaborateurs qui en bénéficient hors télétravail)
Pour que le renoncement soit pris en compte, il convient d’en faire la demande par mail aux adresses suivantes et avant le 12 du mois :

• GMF : ADP.Transport.TR.Levallois@covea.fr
• MMA : ADP.Transport.TR.LeMans@covea.fr
• MAAF : adp.transport.tr.niort@covea.fr
• Fidélia : poleadp@fidelia-assistance.fr

Question : Je suis en relation client, quelles sont les consignes pour passer mes appels sortants lorsque je suis en télétravail ?
Réponse : Pour les appels sortants, la téléphonie fixe (IP) personnelle associée aux « box » Internet est la solution à utiliser. La plupart des abonnements Internet comprennent une offre de téléphonie IP et sont illimités sur les mobiles et les fixes. Par ailleurs, ces contrats ne possèdent pas de limitation sur le nombre de numéros appelés. Néanmoins, si vous ne bénéficier pas de ces options téléphoniques, nous recommandons la souscription aux options de téléphonie « Illimitée ». Le Groupe prendra en charge la souscription aux options d’extension « fixe illimité vers fixe et mobile » dans le cadre du télétravail par la saisie d’une note de frais et l’envoi de la facture associée.
Concernant la téléphonie mobile personnelle, les abonnements « illimités » incluent une limitation du nombre de numéros appelés par mois : 100 pour Free et 250 pour Orange. Cette solution peut être utilisée en complément de la téléphonie fixe (IP) mais n’est pas à privilégier.

Question : Si je suis télétravailleur habituellement et que je suis au forfait jours, comment se passe ma pose de jours de télétravail occasionnel épidémie à compter du 2-13 juin (selon consigne de ma direction) ?
Réponse : Si vous aviez pré-positionné des jours de télétravail, vous pouvez les conserver, mais dans ce cas il faut penser à saisir votre présence. Vous pouvez compléter avec des jours de télétravail occasionnel épidémie, ce qui vous dispense de saisir votre présence pour les jours concernés. En revanche, si vous n’aviez rien planifié, il faut poser systématiquement du télétravail occasionnel générique épidémie. Il n’y a alors aucune présence à saisir.

Question : Je suis cadre au forfait : dois-je saisir ma présence chaque jour quand je suis en télétravail, puisque je saisis chacune de mes journées en télétravail
Réponse : La seule saisie du motif télétravail occasionnel générique épidémie suffit.

Question : Je suis salarié à l’horaire et je travaille sur site. Comment mon temps est-il pris en compte ?
Réponse : Si vous travaillez sur site, vous badgez normalement (c’est-à-dire 4 fois par jour avec une durée de travail habituelle).

Question : Je suis salarié à l’horaire et je télétravaille. Comment mon temps est-il pris en compte et que dois-je saisir ?
Réponse : Si vous êtes salarié à l’horaire et non télétravailleur régulier : vous saisissez le motif télétravail épidémie. Vous ne devez plus utiliser le motif télétravail générique. Si vous êtes télétravailleur régulier, ces jours sont des jours de télétravail régulier et pour les autres jours, vous saisissez le motif télétravail occasionnel épidémie. Vous ne devez plus utiliser le motif télétravail générique. Enfin, quelle que soit votre situation, vous reprenez le badgeage normalement pour tous ces jours télétravaillés (c’est-à-dire 4 fois par jour avec une durée de travail habituelle).

Question : Mon manager m’informe que je dois aller récupérer mon matériel pour télétravailler. Je ne souhaite ni sortir ni télétravailler. Que dois-je faire ?
Réponse : Si vous êtes dans cette situation et que vous refusez de télétravailler ou si vous ne faites pas le nécessaire pour être en mesure de télétravailler, vous devez faire une demande de congés à votre manager, faute de quoi vous vous mettriez en absence injustifiée.

Question : Puis-je revenir sur site pour chercher mon matériel pour télétravailler?
Réponse : Oui. Après avoir pris contact avec votre manager, vous pourrez venir sur site pour récupérer votre matériel. Si le site est encore inoccupé, vous devez prendre contact avec le service sécurité pour pouvoir entrer dans le site. Vous devrez respecter les mesures de sécurité et de préservation de la santé précisées dans cette FAQ, dans le guide collaborateur et par affichage sur le site.
Si vous pensez avoir des difficultés pour ramener votre matériel à votre domicile (matériel trop volumineux, transports en commun, …) prenez contact avec votre manager qui pourra vous autoriser à prendre un taxi et faire une note de frais.
Si vous faites partie des collaborateurs vulnérables, nous vous invitons à vous rapprocher de votre manager qui organisera les modalités de récupération du matériel sur site.

Question : Je suis télétravailleur régulier et perçois une indemnité forfaitaire pour un nombre de jours télétravaillés par semaine (15 € / 1J et 30 € / 2J), je suis télétravailleur à temps plein quelle indemnité vais-je toucher ?
Réponse : Vous continuez à percevoir l’indemnité forfaitaire au titre des jours de télétravail régulier et vous percevrez 3 € par jour supplémentaire télétravaillé. Vous percevrez également un ticket restaurant par jour télétravaillé.

Question : Je suis en télétravail occasionnel. Vais-je bénéficier d’un ticket restaurant et de l’indemnité quotidienne ?
Réponse : Si vous télétravaillez, vous allez pouvoir effectivement bénéficier d’un ticket restaurant et d’une indemnité de 3€ par jour télétravaillé.
En revanche, si vous télétravaillez 1/2 journée (temps partiels, …) dans la mesure où votre télétravail n’entoure pas votre plage déjeuner, vous ne bénéficierez pas du ticket restaurant. Le montant de la prime quotidienne reste de 3€.

Question : Si j’ai un arrêt maladie, que dois-je en faire dans le contexte actuel ?
Réponse : Comme habituellement, vous l’envoyez à l’administration du personnel par voie dématérialisée. Les équipes de la gestion des temps enregistreront l’arrêt. Vous envoyez ensuire l’original par courrier dès que possible.

Question : Ma connexion internet est mauvaise à mon domicile. Que dois-je faire ?
Réponse : Vous prenez contact avec votre manager qui étudiera votre situation et pourra vous demander de revenir sur site à compter du 12 mai (sauf personne vulnérable).

REMUNERATION

Question : Quel est l’impact de mon arrêt garde d’enfant sur la prime P3CO ?
Réponse : La période d’arrêt garde d’enfant, comme un arrêt maladie impacte la prime P3CO.

Question : Quel est l’impact de mon arrêt garde d’enfant sur le calcul des heures supplémentaires en fin d’année ?
Réponse : La période d’arrêt garde d’enfant, comme un arrêt maladie, a impact sur le calcul du seuil de déclenchement des heures supplémentaires.

Question : Les objectifs seront-ils revus (P3CO…) au regard de la situation ?
Réponse : Nous sommes dans un contexte d’incertitude sanitaire et économique connu de tous et probablement appelé à durer. Dans un contexte en perpétuelle adaptation et avec une large part d’inconnu, cela n’a pas de sens d’arrêter une décision en cours d’année quant au traitement des indicateurs de la P3CO 2020. La direction regardera, début 2021 s’il est nécessaire de réaliser des correctifs liés à cette année atypique. En tout état de cause, il s’agira de conserver le sens et l’objet de cette prime qui a vocation à saluer une surperformance et à redistribuer la valeur générée dans ce cadre. Il convient que tous les collaborateurs et managers restent motivés et investis sur nos objectifs, le service à nos clients et le développement du Groupe durant cette période compliquée.

CONGES

Question : J’avais posé mes CP sur le planning de l’équipe mais ils n’étaient pas saisis dans l’outil, que se passe-t-il ?
Réponse : Quel que soit le moyen utilisé pour poser des CP (tableau, mail, LIFEBox..) à partir du moment où ils ont fait l’objet d’une validation de votre manager, même à l’oral, les congés sont validés. Il vous appartient de les saisir dans LIFEBox pour régulariser votre situation.

Question : J’avais débloqué du CET pour financer un congé (de longue durée) à l’étranger qui ne peut avoir lieu car annulation du voyagiste, puis-je annuler le déblocage de ces jours du CET ?
Réponse : Vous êtes invité à en discuter avec votre manager qui au regard de l’activité appréciera l’opportunité d’annuler ou non tout ou partie de cette pose de jours de CET.

Question : Certains de mes collaborateurs avaient posé des congés et souhaitent les annuler. Que dois-je faire ?
Réponse : Par principe, les congés payés qui ont été posés ne doivent pas être annulés.

Question : Que se passe-t-il si je n’ai plus de congés ?
Réponse : En cas d’insuffisance de congé pour couvrir vos absences, vous pourriez être placé en absence non rémunérée. Dans ce cas, il convient de vous rapprocher de votre manager.

 

DEPLACEMENTS

Question : Comment annuler les voyages que j’avais déjà réservés sur Covéa Voyages ?
Réponse : Conformément aux mesures de protection de ses salariés, en cette période de crise sanitaire, Covéa a pris la décision de supprimer les déplacements. L’application Covéa voyages est fermée.

Question : Je dois me rendre sur site pour récupérer du matériel ou pour y travailler. Ai-je besoin d’une attestation employeur ?
Réponse : Il n’est plus nécessaire d’avoir une attestation pour se déplacer sur l’ensemble du territoire.

Question : Les élus peuvent-ils toujours se déplacer dans le cadre de l’exercice de leur mandat ?
Réponse : Les déplacements dans le cadre des mandats ne sont pas inclus dans cette communication.

 

LOGISTIQUE SUR SITE

Question : Quelles mesures de prévention ont été prises sur le site Californie 07 ?
Réponse : Afin de protéger les équipes des services courriers et ses visiteurs, toutes les mesures de prévention sont prises sur les sites logistiques en service (Californie 07, Niort,…) :

• Portes à ouverture automatique au Mans
• Réception des visiteurs limitée à une zone confinée. Fléchage du parcours.
• Mise à disposition de tout le matériel sanitaire nécessaire à l’entrée du bâtiment (masques FFP2, lingettes, gel hydro alcoolique, Gants)
• Gestion des échanges sans contact avec protocole de remise des objets sur table dédiée.

Question : A quelle fréquence le courrier est-il collecté et distribué par la poste ?
Réponse : A partir du 30 mars les entités de La Poste travailleront uniquement 3 jours par semaine : les mercredis, jeudis et vendredis (pas de distribution/pas de remise/ pas de collecte les lundis, mardis et samedis).
Les centres de tris industriels de La Poste (PIC/PPDC) fonctionneront uniquement les mercredis et jeudis.

Question : Comment sont organisés l’envoi et la distribution du courrier sur les sites ?
Réponse : A compter du lundi 23 mars, le courrier ne sera plus distribué dans les lieux traditionnels de dépôt et de collecte des sites centraux . Le courrier entrant continue à faire l’objet du même tri que précédemment, mais les sacoches restent dans les services courriers.

Les directions métier, en respectant toutes les mesures barrières en vigueur, peuvent venir récupérer leur courrier dans nos services courrier encore ouverts sur les sites de Tivoli, Le Mans, Chartres, Niort, et Saran (tous les jours, de 9H30 à 11H30 et de 14H00 à 16H00). Elle pourront ainsi identifier, dématérialiser et transmettre les courriers les plus urgents aux gestionnaires en télétravail.

Les sites de Montparnasse, Saint Cloud (Fidélia), Strasbourg, Noisy Le Grand (Covea PJ) et Levallois sont fermés. Une réexpédition postale est organisée pour acheminer les courriers de ces sites vers les sites ouverts :

• Montparnasse vers Le Mans
• Strasbourg, Saint Cloud et Noisy le Grand vers Niort
• Levallois vers Saran

Nous essayons, avec nos ressources disponibles, d’organiser des solutions de dématérialisation pour les activités critiques.

 

MES INTERLOCUTEURS

Question : En cas de suspicion ou de cas avérés de Covid-19 sur site qui puis-je contacter ?
Réponse : Covéa a mis en place une ligne interne dédiée. Si vous présentez vous-même des symptômes liés au Covid-19, ou si l’un de vos collègues présente des symptômes, vous avez la possibilité de contacter une ligne dédiée dès lors :

• que vous exercez votre activité professionnelle sur site,
• et que vous n’avez pas obtenu de réponse à vos interrogations par un autre biais, à savoir via votre manager, votre RRH, votre service de santé au travail présent sur site, prevrisk.professionnel@covea.fr ou encore le guide COVEA.

Ce service sera disponible du lundi au vendredi de 9h à 18h :

• soit par téléphone au 02 43 41 96 98
• soit par Skype en tapant SANTE AU TRAVAIL COVEA dans la barre de recherche d’un contact et en cliquant sur l’icône d’appel

La prestation sera délivrée par des médecins et infirmiers(ères) du travail Covéa.

Question : Dans quels cas dois-je faire appel à Prevrisk ?
Réponse : Vous pouvez appeler prevrisk uniquement si vous vous questionnez sur votre santé, et si vous vivez une situation personnelle ou professionnelle difficile. Les équipes de Prevrisk n’ont pas vocation à répondre à des sujets liés à l’informatique et à la gestion des temps : pour ces sujets vous devez contacter vos interlocuteurs habituels.

Question : Je ne trouve pas dans la FAQ la réponse à une problématique. A qui dois-je m’adresser ?
Réponse : Si je suis collaborateur, je sollicite mon manager. Si besoin celui-ci s’adressera au RRH.